邮件公司邮箱管理规定

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公司邮箱管理规定分发号

机要等级 □机密□秘密口"内部□公开

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修订履历表

一、 目的

为了规范公司发送邮件的格式统一、文件名命名标准化进一步健全和完善内部管理体系 使公司的各项管理更加科学化制度执行更加规范化特制定本规定。

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统一使用公司开通的企业邮箱企业邮箱域名为 1.RRRRR.公司英文缩写c n.net2.RRRRR.公司英

文缩写c n-s z.c o m3.RRRRR.公司英文缩写-c hina.net(即为邮箱后缀) 邮箱用户名为个人名的第一个字母组合或英文名+姓的全拼

三、 电子邮箱管理及使用方法

3.1、 邮箱管理行政部人事专员工作人员负责开通和管理员工个人电子邮箱并对新进员工或不会使用企业邮箱的员工进行初步培训。不传送与工作无关的邮件如电子贺卡、色情图片、游戏等。

3.2、 开通企业邮箱开通后使用者可登录邮箱网络地址页面输入个人用户名与个人密码登录邮箱,并在第一时间更改初始密码 以保邮件的安全性。邮件客户端管理公司统一使用 F ORMAIL邮件客户端对邮件进行管理 同时使用统一个人签名。个人签名使用如下 打开F ORMAL点击工具按钮-进入账号管理—点击签名—编辑姓名—编辑内容 (电话、传真、手机、邮箱、公司网址、地址、公司ogo标志)—在新邮件、新邮件/转发中点击新签名—点击确定保存。

3.3、 邮件检查公司全员上班之后第一件事为打开企业邮箱检查邮件在外出差的同事对邮箱设置邮件到达短信提醒功能” 以便及时处理公务。

3.4、 邮件撰写

(3.4.1 )称呼。可以称呼对方姓名及身份注意如果发给多人的话有时还要注意一个顺序问题。

(3.4.2)确保无错别字表述准确尽量避免有歧义的词语。

(3.4.3) 表述有条理。需要谈多件事情时用 1、 2、 3、等标识。

(3.4.4) 合理使用大写加粗等功能 以突出重点。

(3.4.5) 使用结束语。如有任何问题请随时联系我或显示诚恳和感谢如此致敬礼。

3.5、 邮件发送

•攵件人

是你希望直接看到这封邮件或给出回应的联系人。

•抄送

一般是事件相关联系人。

•密件抄送

如果一封邮件抄送给5人而密送给2人那么密送的两个人就知道你还同时抄送了另 5人但抄送的5人却不知道你密送了其他人。 同时密送的 2个人之间也看不到对方的信息。

3.6、 邮件回复

(3.6.1 )所有邮件应在邮件发送后24小时内进行回复。

(3.6.2)不要随便点击全部回复。

(3.6.3)转发或答复邮件时再次核对邮件主题有必要时重新设计主题使其更准确表达你的意思避免看到这样的主题转发转发转发转发 ,,

(3.6.4)指正别人错误时尽量以电话或单独回信建议应避免使用群组信件功能。

(3.6.5)对于事件不熟悉或者事件尚处于待确认阶段也应避免使用群组信件。

3.7、 附件

(3.7.1 )公司内部提交文件一律使用企业邮箱 以附件形式提交最大不要超过 5M o

(3.7.2)发送邮件前务必检查是否已添加附件 以防漏发。

四、不按规定使用的处理办法

4.1、 邮件提交未通过公司邮箱未按要求格式

4.2、 邮件未回复

处理方法未按照以上两点发送文件所发邮件内容以无效处理。

五、注意

5.1、 虽然电子邮件是基本快速的沟通工具但是请不要忽略最良好的沟通方式面对面的交流。

5.2、 对于非常紧急重要的事情可以先发送电子邮件提醒对方注意但必要的电话及当面沟通可以有效的加速事件进展。

5.3、 对于文字表达不清的事情请直接用电话或当面沟通避免邮件重复来回耽误时间 降低效率。

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