Boss用户-快速熟悉XToolsCRM

——花1小时,快速了解XToolsCRM;为您介绍上手功能,更多功能请查阅说明手册CRM实施过程概要企业内的CRM实施推动,一般由Boss发起.
对于多数中小企业而言,没有专门的CIO(专门负责信息化的副总),则由Boss推动实施.
实施XToolsCRM过程并不复杂,可以分为几个步骤:确定应用人数和组织关系您需要知道,贵企业有哪些员工属于销售部门,哪些人需要使用XToolsCRM,他们的上下级关系是怎样的设置各个用户的登陆帐号只有Boss角色有这个权限,给企业内各个用户设置好登录名和密码之后,整个企业即可开始使用以客户为中心,由各个Sales(销售人员)或者Manager(经理)各自录入客户数据.
注意对客户视图的应用(在客户视图中,可以管理客户和企业之间绝大部门的商务活动).
在录入客户数据的时候,请参考:XToolsCRM支持客户导入,如果企业之前有电子文本的客户数据,可以采用导入的方法,提高录入速度如果是手工录入,请尽量分类排序.
一般客户可以分为:A.
正在跟踪的潜在客户、B.
正在执行合同的成交客户、C.
交易已经结束的老客户……根据贵企业需要分批录入使用XToolsCRM进行日常销售活动的辅助CRM系统不单纯是客户数据的管理系统,而是一个优化和辅助销售过程的工具.
最优的方式是每个Sales都有自己的帐号,可以有效地管理自己负责的潜在客户和客户,安排销售行为,记录销售过程,优化销售过程.

所以说,CRM系统是Sales应该每天都在使用的工具,而不是突击汇总的报表.
查阅CRM系统的日常应用情况XToolsCRM提供了"营销日报"功能,可以自动汇总生成营销日报的工具,可以用以查看系统中各个用户每天的应用情况,而营销日报真正的功能是给Boss一个可以直接了解企业内效果活动每日推进的一个辅助工具.

促使Sales养成应用CRM的习惯CRM系统可以反映销售活动的几乎全部数据;Boss要把这个系统溶于对销售活动的管理.
比如:召开销售会议、评比业绩、分析客户、派发销售任务等以CRM数据为准;有意识地点评大家对CRM的应用情况等.
经过一个时间(一般为1个月左右),大多数企业可以使CRM系统成功地运作起来.

XToolsCRM在设计时为Sales用户的操作有非常多的考虑,有非常优秀的人机界面和辅助工具,会对Sales的销售活动发挥有效的促进和推动作用,从而使Sales用户养成使用CRM的习惯.

参考:您也可以辅助一些行政要求,配合CRM的实施.
比如发布:CRM启动公告,对Manager/经理重点要求CRM的时应用指标等.
XToolsCRM能在哪些方面帮到您客户完整的过程数据(从线索、机会、跟踪、签单、回款、售后等完整)全部作为公司的资源和财富被积累下来;公司不需要担心销售人员的流失会造成客户数据丢失、缺损(有些公司作了好几年销售,因为销售人员变动,最后都没有留下什么客户资料,这对公司来说,损失太大了);XToolsCRM回收站和数据日志工具,专门解决这个问题.

Sales销售过程透明化,很容易及时发现销售过程中的问题,及时帮助Sales处理和解决,这对提高成单率好处明显,而且对销售人员可以做到因人而宜的传帮带工作,对销售队伍的凝聚力和人性化管理很有帮助.
而且对于推动销售,提高成单率的帮助很大.

营销日报的自动生成,系统根据Sales每天工作记录,自动生成日报,不用让Sales再去写了,减轻Sales的重复工作量.
这个日报,不仅有每个Sales的工作情况,还有各个Sales之间的工作对比;谁的工作量大、业绩好,很明显就能看出来;而且还自动生成周统计和月统计,用起来非常方便各种统计分析,有统计图、统计表,对销售管理的辅助决策特别直观设置用户,分发帐号Boss用户有设置企业内用户帐号的权限.
根据贵企业所选定的用户数量,开设Boss、Manager、Sales用户,设置用户名和密码.
在企业账户内,根据用户角色不同分为三种:老板账号、经理账号、销售人员账号Boss(老板)帐户对整个公司所有人录入的数据(包括客户、联系人、合同等)都有权限读写;Manager(经理)可以管理下属Sales(销售)人员的数据,部门之间的数据是隔离的;Manager(经理)之间的数据是隔离的;各个Sales(销售)之间的数据是隔离的.

Sales(销售)的上级一般是某个Manager(经理),也可以是Boss(老板);可以用下图说明三种角色帐户之间的组织关系.
开设新账号的方法:1.
点击"开启新Sales用户"(或者是Manager,Boss);如上图所示.
在界面右侧出现如右下所示的提示:2.
在右边的提示中,输入新用户的各种信息,特别要注意的是设置该用户的上级用户.
依靠这个功能把企业内各个用户帐号的组织关系串联起来.
看到帐号设置界面.
其中帐号的多少是根据您在注册或确定租用的时候而定的3.
填写各个帐号的员工姓名和登录名、手机号码所有的Manager帐号的上级都是Boss,不需要设置;需要设置Sales(销售)帐号的上级,可以在下拉选择中选中某个Manager(经理)或者某个Boss(老板);4.
设置完成后,点击界面下方"提交"(建议:点击提交后再设置用户密码);然后逐个设置初始密码;密码的设置不能小于6位;各个用户可以自行修改;员工帐号即可使用.
注意:一个公司可以有多个老板账号,老板之间的权限是等同的:掌控公司帐户内全部用户的数据经理账号的权限是,既可以管理自己的数据,也可以管理下属Sales的数据;各个经理之间的权限是隔离的;Manager/经理用户的上级缺省是BossSales的上级既可以是某个经理,也可以是Boss/老板.
Sales只能管理自己的数据和他人共享或者转移给自己的数据.
如果贵公司的帐号数量比较多,建议您事先整理一个简单的表格,明了Boss、Manager、Sales之间的具体上下级关系,设置帐号的时候会比较容易.
了解XToolsCRM的各部分功能XToolsCRM系统是面向整个销售活动而设计的.
销售过程中的各个环节,包括:售前、售中、售后均有很好的管理模块配合;同时还涉及到简单的市场活动管理.
重点需要了解的有:工作台:工作台集成了系统中各种提醒、提示,目的是辅助用户掌握销售活动中:当前阶段应注意的各种事项.
比如:最近有关客户的日程安排例:不管是直接在工作台新建还是在客户视图中新建,只要满足7天内的条件,都会在工作台上显示出来和客户相关的待办任务例:同样,不管是在工作台新建,还是在某个客户的视图中新建,只要符合"未完成"这个条件,都会在工作台上显示出来工作台上还有很多类似的提醒模块,它们的作用类似Sales或者用户的助理,帮您条理头绪复杂的销售事务,优化对客户的跟踪在工作台上直接察看本月的销售数据汇总;这个数据是整个公司的销售数据汇总.
客户:客户菜单中最为重要的就是客户管理,客户管理中最为重要的就是客户视图.
还有些功能需要专门提醒老板用户注意:客户视图客户视图是了解和掌握一个客户个方面情况的主要途径.
它由几个部分租成:1.
该客户的基本信息2.
自动统计的该客户合同总额和回款总额3.
与该客户相关的销售费用支出管理4.
该客户主要联系人5.
与该客户相关的日程安排6.
与该客户相关的待办任务7.
与该客户相关的销售行动的历史8.
该客户的销售机会9.
该客户的合同/订单10.
该客户的回款计划11.
该客户的回款记录12.
给该客户的开具的票据13.
该客户的投诉和解决14.
提供给该客户的服务记录15.
记事本16.
全部联系人在一个集成的界面上,可以掌控某个客户的全部数据和信息.
在客户视图上,可以直接察看、新建、编辑、删除以该客户为中心的各种数据.
在视图中,可以实现共享和转移该客户数据权限;可以上传和该客户相关的文件.
客户视图是XToolsCRM中最重要的操作界面之一.
客户视图的进入方法是:在客户管理中,点击某个客户的"视图按钮"或者"助记名称"销售费用的审批管理客户菜单中,有一个功能"费用".
一般来说,Sales通过客户视图记录为某个客户花费了多少销售费费用.
而作为经理和老板,可以对Sales所记录的费用进行审批.
在"费用"列表中审批,比较方便.
因为所有客户的费用在这里集中显示.
直接在列表中点击"同意"或者"否决",即可实现审批.
客户导入功能如果贵企业已经有客户数据的电子格式,客户导入可以帮你实现客户数据的批量录入.
另外,在导入客户时,由于数据的具体项目不同,企业客户和个人客户的导入方式是不同的.
企业客户:客户是以某个单位身份购买产品,比如:某公司、某机构、机关等.
个人客户:客户以个人身份购买产品,常见于零售业或日常消费类的产品销售.
批量客户处理批量客户处理专门用于实现一次处理多条客户的权限,包括:共享客户和转移客户.
销售机会并不是每一个企业都适用销售机会管理销售机会多数用于项目型营销过程的售前管理.
作为Boss用户,您可以结合贵企业的销售特点判断,是否启用销售机会管理.
一般来说,如果贵企业的销售行为符合下列特点,建议您应用销售机会:售前的跟踪期较长;需要与客户进行多次的需求确认,方案提交,报价等跟踪活动……也就是说,如果贵企业加强对售前的过程管理,会大大提高成单率.
在这样的前提下,启用销售机会是非常有效的.
如果贵企业的销售方式符合下列特点,建议您可以不启用销售机会管理:售前过程短,客户决定是否购买是一个相对简单的过程;不需要对售前过程有完整的控制和管理.
首先新建潜在客户,再建立该客户产生的销售机会一般来说,销售机会对应的客户是潜在客户.
但是也有例外,就是老客户产生的销售机会.
在建立销售机会之前,请先建立与之对应得客户数据.
从上面图示可以看出,销售活动面向对象的变化与客户性质的变化的对应关系.
销售机会视图同客户视图类似,销售机会视图涵盖了与某个销售机会有关的全部商务管理.
包括:该销售机会的基本信息,该机会的签单预期,阶段变化历史,跟踪该销售机会过程中的日程/待办任务/行动历史等,该销售机会中客户提出的具体需求,以及为该机会制定的解决方案,报价的情况和在这个机会中遇到的竞争对手等.

销售机会视图中可以把阶段的变化自动生成机会历史状态这个功能利于企业对销售机会的成功与失败的分析和总结.
它使反应机会当前的瞬时状态扩展为反正机会整个过程状态.
销售漏斗辅助对销售机会质量和数量的分析销售预测销售预测辅助Boss对下一个时段将要产生的销售额判断和分析.
合同/订单合同/订单对管理回款起到很好的促进作用.
合同视图与客户视图、销售机会视图类似,合同视图中包括:该合同的基本信息,合约的电子文本,回款计划,回款记录,交付管理,开票记录等与合同执行密切相关的各种模块.
利用合同视图促进回款回款计划和回款记录是一个很有效的管理回款的工具.
它把每一笔应收款项对应与具体的合同,并且准确记录和管理实际的回款时间、金额和经手人,以及是否给客户开具了发票.
可以直接以该项目的数据,对销售队伍按照实际回款记录进行业绩考核.

在合同视图中记录的回款计划会出现在工作台中工作台上的模块集中了30天内应收款,对Boss掌握整个公司的应收款和每个Sales敦促自己的应收款起到提醒作用.
Boss用户常用的功能系统所提供的功能还很多,我们在这里把Boss用户经常会用到的功能简要说明:数据字典数据字典用以实现一些字段选项的个性化设置.
比如:客户的类型,行动日程的类型,客户的行业等.
数据字典的设置使CRM更加贴近企业的运营习惯.
群发短信和群发邮件通过CRM,把客户根据特征分组,比如说:普通客户,潜在客户,合作伙伴,VIP客户等.
并通过分组,给客户的联系人群发邮件或者群发手机短信,增强与客户的沟通和关系的维护.
数据导出Boss帐号有权限导出CRM系统中的数据,支持excel打开.
可以在本地查询或使用.
登录日志登录日志的功能可以帮助Boss掌握本企业的用户登录系统的情况,一方面可以查阅系统的应用情况,另一方面可以增强安全性.
日志中记录了最近两周登录用户的用户名、IP、时间等信息.
回收站回收站是防止数据误删除或者被恶意删除的工具.
只有Boss帐号有权限真正删除数据.
数据日志数据日志是用于记录一条数据从建立到当前的整个变化过程的工具.
其作用是防止数据被错误修改或者恶意修改.
营销日报营销日报可以反应两个问题:企业内对CRM的应用情况每日的销售情况在CRM实施初期,1的作用大于2;随着CRM在企业的应用,1的作用就逐渐消失,主要反映的就是每天、每个业务人员的销售活动和销售情况.
营销日报是自动生成的.
每天晚上,系统自动地将各个用户当日对CRM的各种操作,也就是其销售活动的情况自动汇总成为营销日报,不需要销售人员另外撰写日报.
对Sales是一种重复劳动的解脱,同时也促使Sales养成随时跟踪、随时记录的好习惯.