办公pop3服务器

项目1办公自动化的基础知识和基本技术应用1.
1项目分析典型案例在现代信息社会中,计算机已成为信息处理的主要工具.
计算机网络的发展加快了全球信息化的步伐,计算机网络在办公自动化中的应用,使办公自动化发生了本质的变化.
互联网(Internet)的应用使办公自动化从一个单位的办公室延伸到全社会,硕大的地球因此成为信息网络意义上的地球村.
掌握并熟练使用互联网是进入信息社会的通行证,包括从网络上搜索和下载资料、即时通讯软件(QQ),以及博客(Blog)和微博客的使用等.

教学目标本项目通过办公自动化的基础知识和基本技术应用的学习,掌握办公自动化的概念,了解办公自动化系统的构成;熟悉办公事务管理的概念与内容;了解电子政务的定义,掌握电子政务的基本模式;了解个人计算机、计算机网络在办公自动化中的作用和地位,熟练地掌握Windows操作系统、Office办公软件及浏览器(IE)的使用;了解办公自动化系统平台技术.
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2相关知识办公自动化(OfficeAutomation,OA)是信息革命的产物,是信息化社会最重要的标志之一,也是社会信息化的重要技术保证.
办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式.
通过实现办公自动化,或者说实现数字化办公,可以优化现有的管理组织结构,调整管理体制,在提高效率的基础上,增加协同办公能力,强化决策的一致性,最后实现提高决策效能的目的.
在行政机关、企事业单位工作中,采用Internet/Intranet技术,基于工作流的概念,以计算机为中心,采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术,广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息,使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式,为科学管理和决策服务,从而达到提高行政效率的目的.

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1办公自动化概述办公自动化是指利用先进的科学技术,尽可能充分地利用信息资源,提高生产、工作效率和质量,辅助决策,求取更好的经济效益.
它的基本特征是使用计算机、网络、复印机、传真机等现代设备对各种办公事务相关的文档进行处理、存储、复制和传输.

办公自动化将人、计算机和信息三者结合为一个办公体系,构成一个服务于办公业务的人机信息处理系统.
通过提高办公效率,使用先进的机器设备和技术,办公人员可以充分利用各种办公信息资源,使办公业务从事务层进入管理层,甚至辅助决策层,将办公和管理提高到一个崭新的水平.

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1办公活动与办公自动化自从人类社会出现了国家,也就有了办公的概念.
人们在进行生产活动、科学实践和行政管理的过程中,为实现一个具体的工作目标,所从事的处理人群集体事务或信息的活动就称为办公.
办公的性质决定了办公活动是有组织、有目的的活动.
办公活动处理各种形式的信息,对于物质的处理(如各类生产活动)则不属于办公的范畴,但需要办公活动的支持.

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办公活动影响办公方式最活跃的因素是办公活动的工具,即办公设备,其演变的历史也就是办公活动方式演变的历史.
(1)农业时代的办公活动在农业时代,科学技术和应用技术水平都很低.
那时主要的办公工具是纸、笔和算盘,主要的办公活动是信息的生成、输出和存储,信息记录在纸上,通过抄写或印刷来复制,办公活动完全依靠手工来完成,而办公公文信函的传递主要以马作为交通工具.

(2)工业时代的办公活动在工业时代,蒸汽机的出现、电的发明对办公活动方式产生了巨大的影响,办公设备也步入了一个新的阶段.
电话的发明使得信息的传递电子化成为了可能,同时打字机和电传机的广泛应用也大大地提高了信息处理与传递的效率.
复印机、传真机等办公设备的出现,使工业时代的办公方式更多地依赖于各种办公设备,就办公活动的本质来说,即信息的生成、输出、存储、处理并没有太大的改变,改变的是办公的效率和传输的速度.
对于个人或者组织来说,办公仍集中于固定的场所,完全依赖于人的参与,包括决策、操作等方面;对于社会来说,办公仍没有摆脱传统意义上办公活动的概念,人们还必须到办公室去处理日常繁琐的事务.

(3)信息时代的办公活动计算机的出现标志着信息时代的来临,与此同时,通信技术及其他软科学的进步,使得人类社会对信息的处理、传递以及组织能力达到了前所未有的高度,办公活动的方式也发生了真正意义上的巨大变化.
随着信息社会的到来,办公方式逐渐从手工转变到自动化的办公系统,从机械化逐渐转变为电子信息化,从人工或简单电子化的信息传递逐渐转变为信息网络无纸化的传递,从简单的文字处理逐渐转变为包括图、文、声、像的综合信息处理,从人工简单决策转变为包含管理信息系统和决策支持系统,或者具有人工智能的专家系统的复杂决策.

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办公自动化20世纪70年代中期,发达国家的办公业务量急剧增加,办公成本居高不下,对政府的管理运作及企业的生产效率产生了巨大的负面影响,急需一种新的办公管理方式来解决这些矛盾.
办公自动化就是在这种历史背景下产生并发展起来的一门综合性技术.

自办公自动化概念产生以来,也随之出现了很多种关于办公自动化的定义.
20世纪70年代,美国麻省理工学院教授M.
C.
Zisman为初露端倪的办公自动化作了如下定义:办公自动化是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统数据难以处理的、数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术.

我国在20世纪80年代初就开始制定办公自动化的发展目标及远景规划,1985年在国务院电子振兴办组织的我国第一次办公自动化规划讨论会上,对办公自动化作了如下定义:"办公自动化是指利用先进的科学技术,不断地使人们的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中,并由这些设备与办公室工作人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统.
"这个定义从实质上对办公自动化进行了较为全面、准确、本质、发展的描述.
定义中提出了办公自动化的五个主要组成部分,即科学技术、办公活动、办公设备、办公人员和人机信息处理系统.
其目的是尽可能充分地利用信息资源,提高生产率、工作效率和质量,辅助决策,求取更好的效果,以达到既定(即经济、政治、军事或其他方面的)目标.

办公自动化是一个不断成长的概念,办公自动化的内涵已经大为扩展,电子政务、电子商务、企业信息化、教育信息化、数字家庭等都可以看成是办公自动化内容的延伸和发展.
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2办公自动化发展1.
国外办公自动化发展办公自动化系统的发展非常迅速,同时世界各国政府也极为重视本国办公自动化系统的发展,不惜花费巨资.
美国公司和企业的办公自动化的发展比政府部门要早,并且水平也较高.
各公司、企业不仅把办公自动化视为提高效率、节约成本的手段,更是利用它来加强经营管理,作为提高企业素质和企业竞争能力的重要条件.

20世纪90年代以后,国外的办公自动化发展主要表现为以下四个方向.
(1)办公自动化设备向着高性能、多功能、复合化和系统化发展.
(2)办公自动化系统向着数字化、智能化、无纸化和综合化发展.
(3)以计算机为核心的办公工作站向处理文字、数据、声音、图形的多媒体方向发展.
(4)通信在OA系统中的地位进一步增强,充分利用现代化通信技术建立起全球的网络体系.
2.
国内办公自动化发展(1)发展历史我国办公自动化的应用和发展历程,可以分为以下三个阶段.
①第一代OA系统,从20世纪80年代中期到90年代中期,以个人电脑、办公套件为主要标志.
该阶段实现了数据统计和文档写作的电子化,即将办公信息载体从纸介质方式转向数字方式.
②第二代OA系统,以20世纪90年代中期开始的网络技术和协同工作技术为主要特征.
该阶段实现了工作流程自动化,即将收发文件从传统的手工方式转向工作流自动化方式.
第二代办公自动化系统实现了不同职能部门间的工作流程自动化,不同部门及其工作人员工作间的协作加强,从而使政府/企业的办公效率得到较大的提高.

③第三代OA系统,是融信息处理、业务流程和知识管理于一体的应用系统.
它以知识管理为核心,提供丰富的学习功能与知识共享机制,确保使用者能随时随地根据需要向专家学习、向现有知识学习,使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变,并因此提高政府与企业的整体运作效率.

(2)发展特点我国办公自动化发展的特点是起步晚、发展迅猛,首先是为政治、经济、国防服务.
国家投资建设的有经济、科技、银行、铁路、邮电、交通、电子、能源、气象、军事、公安和国家高层领导机关12个大的信息管理系统,具有规模大、体系完整、高技术和现代化的管理效能,是代表我国一级水平的OA系统.

3.
发展方向总的说来,无论是国外还是国内,办公自动化的发展方向是全社会的数字化办公.
所谓数字化办公,即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现.
从技术发展角度来看,特别是互联网技术的发展、安全技术的发展和软件理论的发展,实现数字化办公是可能的.
从管理体制和工作习惯的角度来看,离全面的数字化办公还有一段距离.
首先,数字化办公必然冲击现有的管理体制,使现有管理体制发生变革,而管理体制的变革意味着权利和利益的重新分配;另外,管理人员原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性,短时间内改变有一定的阻力.
尽管如此,全面实现数字化办公是办公自动化发展的必然趋势.

(1)电子政务数字化办公在政府管理领域的实现就是电子政务(E-Goverment).
即运用计算机、网络和通信等现代信息技术手段,在互联网上实现政府组织结构、工作流程和运作方式的优化重组和有效改造,构建精简、高效、廉洁、公平的服务型的现代化政府运作模式,以便全方位地向社会提供优质、高效、规范、透明、符合国际水准的管理和服务.
电子政务的核心在于将政府的管理和服务借助信息手段集成,实现更高效、更廉洁、更务实的政府监管和服务.
而要搞好电子政务,其首要的条件就是政府机构内要建立完善、成熟的办公自动化系统.

电子政务的运作模式有G2G模式、G2E模式、G2B模式和G2C模式等四种.
G2G电子政务:政府(Government)与政府之间的电子政务.
它是指政府内部、政府上下级之间、不同地区和不同职能部门之间实现的电子政务活动.
G2E电子政务:政府与政府雇员(Employee)之间的电子政务.
它是政府机构通过网络技术实现内部电子化管理的重要形式,也是G2G、G2B和G2C电子政务模式的基础.
G2E电子政务主要是利用Intranet建立起有效的行政办公和员工管理体系,以提高政府工作效率和公务员管理水平服务.

G2B电子政务:政府与企业(Business)之间的电子政务.
企业是国民经济发展的基本经济细胞,促进企业发展、提高企业的市场适应能力和国际竞争力是各级政府机构共同的责任.
G2C电子政务:政府与公民(Citizen)之间的电子政务.
主要是政府通过电子网络系统为公民提供各种服务.
(2)电子商务数字化办公在商业领域的实现就是电子商务(ElectronicCommerce).
即在Internet开放的网络环境下,基于浏览器/服务器应用方式,实现消费者的网上购物、商户之间的网上交易和在线电子支付的一种新型的商业运营模式.
电子商务的核心在于通过互联网完成商品信息服务、交易和用户支付.

电子商务的运作模式有企业与个人的交易(B2C模式)和企业之间的交易(B2B模式)两种.
4.
国内办公自动化存在的问题在我国办公自动化的发展过程中,办公自动化建设取得了很多成绩,同时也暴露了很多问题.
(1)投资大、效果不明显,水平低、重复建设多,硬件投入多、软件投入少,模拟手工作业增加管理负担等.
(2)办公人员大都是非计算机专业人员,他们的计算机知识尤其是计算机操作系统及硬件知识的缺乏,导致办公效率降低,系统管理员工作量增大.
如系统维护及软件升级,由于计算机技术的迅速发展,软硬件的升级换代将更加频繁,这就意味着系统后期成本居高不下.

造成这些问题的主要原因有以下三方面.
①对办公自动化的本质作用理解不深.
通常只是把办公自动化理解为办公过程中的先进技术和设备的使用,使用的目的是提高效率.
实际上,通过实现办公自动化,提高管理机构的决策效能更为重要.
②忽视了办公自动化发展的基础.
认为只要有了先进的技术和设备,就可以实现办公自动化.
其实,办公自动化发展必须依赖两个基础:一个是管理基础,另一个是信息积累基础.
如果脱离了这两个基础,办公自动化就会变成空中楼阁.

③技术条件的制约,也会使得办公自动化建设难以达到预期的目的.
如早期的网络技术在信息共享和沟通方面的支持就明显不足.
5.
我国办公自动化的发展策略根据我国办公自动化建设的现状和存在的问题,要使我国办公自动化建设走上健康、快速发展的轨道,在办公自动化建设方面应采取如下对策.
(1)在组织实施方面,从传统的工业项目管理体制转向专业化和产品化实施体制,确保系统的运行维护和系统持续的升级,走合作与分工并举的道路.
由此可造就一批以办公自动化为业务核心的、规模较大的专业软件公司.

(2)在技术选向方面,选择与世界发展潮流吻合的技术.
现在还在流行的技术并不能代表未来一定能够流行.
技术的标准化程度要高,开放程度要好.
关键应用主张自主开发,发展民族产业.
在技术结构方面,尽快从Client/Server结构体系转向Browser/Server结构体系,最终用户界面统一为浏览器.

(3)在设计思想方面,从传统的面向业务的设计转向面向用户的设计,即将设计的着眼点放在用户对象身上,设计视角范围是整个内部网,在此基础之上进行相关业务设计.
将面向对象的思想引入到系统设计中去.

(4)在实现方法方面,从传统的结构化设计转向采用复杂适用系统(CAS)理论进行实现,即从一般的业务需求中抽象出关键的复杂适应系统.
该系统能够适应环境变化,系统使用越久,积累的有价值的东西就越多.

办公自动化不应只是办公的计算机化,而是要融入新的管理方式,要融知识管理于办公自动化中.
通过新系统,办公自动化为领导层、办公室、人力资源部门、业务部门等提供全新高效的工作模式.
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3办公自动化系统1.
办公自动化系统的概念办公自动化系统是指面向特定单位、支持其综合办公业务的集成化信息系统.
它将该单位的人员、业务流程、信息、组织机构、办公自动化技术与设备集成为一个有机的整体.
办公自动化系统的运作包括信息采集、信息加工、信息传输和信息保存四个环节.

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办公自动化系统要素及模式(1)办公自动化系统要素办公自动化系统要素包括人员、业务、办公机构、办公制度、办公技术设备、办公环境等.
(2)办公自动化系统模式办公自动化系统模式可分为信息流模式和工作流模式.
信息流模式:在系统分析中需明确信息处理环节、信息量、信息利用率、信息流向、信息使用要求、信息重要程度、信息共享需求和信息安全需求等,并对此作出规范化的描述.
描述的准则是要保持系统整体上的一致性、透明性和相容性.

工作流模式:对办公活动、办公过程、工作规程进行分解,使之达到可以由自动化系统模拟的最简单流程.
过程模式的描述要求有明确办公系统及子系统的目标、达到目标的效益标准、达到目标的具体任务与步骤、任务的参与者及相关方面、所需信息的范围、类型与质量要求、时间限制、可提供的技术手段等.

3.
办公自动化系统的构成办公自动化系统按其功能由三个层次构成,即事务处理层办公自动化系统、信息管理层办公自动化系统和决策支持层办公自动化系统.
(1)事务处理层办公自动化系统该系统支持办公部门的分散的事务处理的办公自动化.
办公事务处理的主要内容是执行例行的日常办公事务,涉及大量的基础性工作,包括文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发登录、电子文档管理、办公日程管理、人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等.

事务型办公自动化系统可以是单机系统,也可以是多机系统.
单机系统不具备计算机通信能力,主要靠人工信息方式及电信方式通信.
多机系统可采用局域网、程控交换机综合通信网、城域网或广域网等.
(2)信息管理层办公自动化系统信息管理层办公自动化系统,是把事务型办公系统和综合信息紧密结合的一体化的办公信息处理系统.
它由事务型办公系统支持,以管理控制活动为主.
除了具备事务型办公系统的全部功能外,主要是增加了信息管理功能.
根据不同的应用可分为政府机关型、市场经济型、生产管理型、财务管理型和人事管理型等.

信息管理层办公自动化系统多数是以局域网为主体构成的系统.
局域网可以连接不同类型的主机,可方便地实现本部门微机网之间或者是与远程网之间的通信.
通信网络最典型的结构采用中小型主机系统与超级微机和工作站三级网络结构.
中小型机主要完成管理信息系统功能,处于第一层,设置于计算机中心机房;超级微机处于中间层,设置于各职能管理机关,主要完成办公事务处理功能;而工作站完成一些实际操作,设置在各基层科室,为最底层.
这种结构具有较强的分布处理能力,资源共享性好、可靠性高.
对于范围较大的系统,可以采用以程控交换机为通信主体的通信网络.
把中大型机、超级小型机、高档微机、微机,各种工作站、终端设备,以及电话机、传真机等互连起来,构成一个范围更广的办公自动化系统.

(3)决策支持层办公自动化系统决策支持层办公自动化系统(DecisionSupportSystem,DSS),是在事务处理系统和信息管理系统的基础上,增加了决策或辅助决策功能的高级办公自动化系统.
DSS是一种基于计算机的交互式系统,主要担负辅助决策的任务,协助决策者在求解问题答案的过程中方便地检索出相关的数据,对各种方案进行试验和比较,对结果进行优化.
为此,该系统除了利用信息管理系统数据库所提供的基础信息或数据资料外,还需为决策者提供模型、案例或决策方法.
所以只有数据库的支持是不够的,还必须具备模型库和方法库.
模型库是决策支持系统的核心,其作用是提供各种模型供决策者使用,以寻求最佳方案,包括计划模型、预测模型、评估模型、投入/产出模型、反馈模型、结构优化模型、经济控制模型、仿真模型、综合平衡等.
在实际应用中,对同一问题可以用不同的模型,从不同的角度去进行模拟,向决策者提出有效的建议.

4.
办公自动化系统的发展传统办公自动化系统的最大特点是应用基于文件系统或关系型数据库系统,以文档数据为存储和处理对象,强调对文档数据的计算和统计能力.
但是,缺乏对于协作型工作的处理能力,而办公过程主要是群组协作过程,如收发文、日常报销流程等.
因此,传统办公自动化系统的"自动化"程度是有限的.

现代办公的任务是提高政府部门、企事业单位的运作效率,进而增强其核心竞争力.
知识管理是一个系统工程,目标是帮助管理部门发现潜在知识、定位拥有专门知识的人、传递知识和有效利用知识.
知识管理意味着在恰当的时间,将正确的知识传给正确的人,使他们采取最适合的行动,避免重复错误和重复工作.
知识管理关注如何获取、组织、利用和传播散布在管理信息系统和人们头脑中的知识.
实际上,无论实时交流、信息集成还是门户建设都是指知识管理.
因此将来的办公自动化系统的核心是知识,实现的基础技术是知识管理.

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2办公事务管理1.
2.
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1办公事务管理概念办公室的职能是处理机关日常工作,协调部门的工作关系.
内容包括:承办会议,负责信息、新闻的发布,对外宣传与公关工作;负责领导的秘书事务,处理机关文书、档案、保密、保卫、信访等行政管理工作.

1.
事务事务是相对职能而言的,即在职能以外但却是为实现职能所必需的、例行的、程序性的、服务性的、辅助性的、技术性的事情的总称.
2.
办公事务管理办公事务管理的功能是使机关内部办公事务、后勤事务活动的要素构成及流通过程达到最佳状态,从而使其功效得到放大和充分发挥.
其对象主要是文件、档案、政务信息、制度规范与程序规范的建设、值班接待、信访、综合协调、办公自动化系统建设、新闻发布、保密与安全、环境管制、后勤供应、生活服务等综合性工作.

办公事务管理的职能是对机关内部部分办公事务活动和后勤事务活动的构成要素(包括人、财、物、信息、制度、方法等)及其流通过程进行规划、组织、监督、控制和协调.
3.
办公事务管理的特点(1)事务性要求在管理实践中,重视对事务、事务活动规律性的研究,根据实际情况和需要,充分地发挥制度化、程序化管理方法的作用.
(2)综合性由于办公室居于机关工作活动的中枢地位,其管理的对象广泛、管理内容庞杂,需要综合处理多种关系、解决多种问题.
这就要求必须从机关整体出发考虑和处置各种问题,充分借鉴和运用多学科、多门类管理方法和技术方法,实事求是、有针对性地解决问题.

(3)专业性办公事务管理需要遵循特定的技术规律,需要从事各种管理活动的人掌握这种特定的技术和方法技巧.
机关内部的事务活动本身,大都具有一定的技术色彩,是综合运用多种技术的产物.
这一特点给办公事务管理带来的直接影响就是管理必须顺应特定的技术规律.

办公事务管理是一种微观的管理,需要有精细、具体、可操作性强的技术方法体系作为支持.
工作简化、质量控制、标准化、程序分析与设计、管理图表绘制等实际上都是特定的管理技术,在一定意义上,办公事务管理的过程将成为综合应用管理技术的过程.
这就要求在管理实践中,钻研并熟练掌握有关的事务处理技术和管理技术.

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办公事务管理的基本原则办公事务管理是具有特定内容、特定性质的特殊行政管理活动,在办公事务管理中需要遵守一些基本的原则.
(1)系统原则该原则是将整个机关的事务活动视为一个整体,以系统的思想、系统工程的方法去认识和分析解决实际问题.
(2)服务第一始终把为公民、为领导、为基层、为其他各级各类工作人员,为实现机关的各项职能提供服务放在首位.
(3)质量管理强化质量意识,强化全面质量管理,追求事务活动的全面优化.
(4)时效性时时刻刻讲究时效,确立切实保障、维护机关事务在特定时间范围内的有效性.
(5)经济性力争以最小的投入(人力、物力、财力、时间等)产生最大的效益.
(6)集中化根据机关事务分散处理、分工负责的特点,以集中的管理建立秩序,提高效能.
(7)规范化充分制定、严格实施各类统一规范,切实实现管理的制度化、程序化、标准化.
(8)简化在满足目标要求以及保证具有相同功能的前提下,对事务活动的过程、方法等尽可能化繁为简.
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2.
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2效率与实践管理时间管理主要是对时间的流动进行管理.
办公室日常事务之一就是合理地安排时间,包括日程安排、约会安排和差旅安排,最终的目的是提高办事效率.
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注重办事效率效率是投入和产出的比值,投入越少,产出越多,效率就越高.
提高办事效率取决于两个因素:主观能动作用和客观条件.
前者是指人的思想和才能,后者是指工作对象的难易程度、手段效能的高低程度、时空环境的顺逆性.
效率可分为个体办事效率和整体运转效率.
要提高办公室工作的效率,不仅要提高个体的办事效率,而且要做好总体的组织工作.
具体地说,有以下几个方面的途径和方法.

(1)统一指挥,步调一致办公室工作的特点是繁、杂、细、忙.
根据这一特点,办公室在办事过程中要求做到统一指挥,步调一致.
因为只有这样才能把杂乱无章的事务连成一线,有条不紊地处理每一件事.
(2)因事设岗,明确职责提高办公室的办事效率要求做到体制合理,岗位职责明确.
体制合理就是上下关系归属要顺当,部门内岗位要切实,要因事设岗,做到位不虚、员不冗,岗位职责明确.
现代组织理论的一个律条是:在其位,谋其政,行其权,负其责.
为此,要求每个办公室人员明确自己的岗位职责,在什么样的岗位,就应负什么样的责任.

(3)合理安排,提高素养办公室工作的各个环节是相互联系的,各项工作的运转就像一条生产线,无论哪一个环节出了问题,都会影响到整个工作的进展.
办公室工作必须以系统工程来组织好运转,做到合理安排,环环相扣,切不可颠倒次序,脱落环节.
同时,应加强办公室人员的各类业务培训,使他们熟练操作各种办公设备,熟悉办公室的工作流程.

(4)减少文件,精简会议公文是管理的重要形式之一,长期以来,各级行政部门都大量运用公文来办理公务,而且使用的频率越来越高,致使各类文件堆积如山.
因此,减少文件,克服文牍主义是当前改革办公室工作的关键一环.
会议也是管理的重要形式之一,当前,会议成灾不仅耗费了大量的人力、物力、财力,而且使办公室人员伴随着领导者陷入会海之中,影响人们的办事效率.
因此,应严格控制会议的数量,提倡能不开的会议坚决不开,能合并的会议尽量合并,即使非开不可的会议也必须充分准备,精心组织,以提高会议质量.

(5)坚持催办制度,做好督查工作坚持催办制度是指文件发出以后要催办.
做好督查工作是指各级行政部门的重要决策、重要工作部署出台以后,办公室要进行督促检查,确保决策的落实.
在督查过程中,办公室要深入调查研究,了解办理的进展情况,对承办单位不能按时办理者,应定期催促.
催办、督查既是一个重要环节,也是一项关键措施,必须坚持做好,从而推动管理工作往前发展.

2.
日程安排(1)日程安排的内容日程安排的内容是把单位或领导每月、每周、每天的主要活动纳入计划,并下发给相关部门或个人.
办公室日常工作安排时一般要涉及以下内容:①各种接待、约会.
包括接待或会见本单位、外单位客人来访和国外的来宾.
②业务考察活动.
各级领导到外地、外单位进行调研和参观学习.
③组织各类会议.
各级部门举行不同类型的会议,领导部署重要的任务,听取下级的建议,或组织各类表彰会议等.
④组织各类重大活动.
(2)日程安排的基本要求①统筹兼顾.
安排日常活动既要从单位的全局出发统一筹划,又要兼顾领导的实际情况.
在安排领导的日程表时,无论是一般工作还是重要工作,都要事先得到领导的同意.
②安排规范.
根据领导的分工,明确规定哪一类活动由哪些领导参加,避免出现随意性,提高实效.
③效率原则.
日程表的安排要体现效率原则.
④突出重点.
采用ABCD法则,对完成中心工作有直接联系或重要的活动,要优先安排,加以保证,以便领导集中精力办大事,力戒形式主义.
ABCD法则中的A是指重要而紧急的任务,B是指重要而不紧急的任务,C是指紧急而不重要的工作,D是指可做可不做的事务.

⑤留有余地.
日程安排可以以年计划表、月计划表、周计划表或日程表的形式呈交领导.
安排领导的时间要留有余地,不能安排得过于紧密,要给领导有空隙时间.
⑥适当保密.
领导的日程安排,一般都是制定成一览表的形式.
日程表给领导一份,给办公室主任和其他领导一份,还需要给有关科室和司机一份.
不过,给科室和司机的日程表,内容不能太详细以防泄密.
3.
约会安排约会也称约见,是指领导在事先约定的时间、地点与别人会面洽谈业务或会商工作.
在企事业单位中,约见这一交际形式被运用的频率仅次于电话联系和书信联系.
商量工作、解决问题、交流信息、联络感情等都常用这一形式.
在现代社会中,会面应事先约定,这是讲究社交礼节、注重工作效率的表现.

(1)约会安排的基本原则①要根据领导的工作习惯和生活习惯来安排约见.
②要区分轻重缓急,合理安排约见.
③协助领导搜集有关信息,使领导事先做到心中有数.
④酌情弹性.
这种弹性包含两方面内容,一是安排约见时间要错开进行,不可太紧或太松;二是早期安排的约见,时间不能太确定,因届时也可能会因情况有变而更动约见时间.
⑤要注意提醒领导准时赴约,如果领导不能按事先约好的时间进行约见,办公室人员要设法及早通知对方,保证准时赴约,不误约,不失约.
(2)约会安排的注意事项①内外兼顾,协助领导做好联系工作.
②分辨轻重缓急,配合领导的时间表,合理安排约见.
③细致周到,安排约会时间留有余地,不可太紧或太松.
④适当保密,领导的约会安排一般要注意保密.
4.
差旅安排差旅安排就是为领导的出行制订周密、详细的差旅计划.
一份合理、周全、程序规范的差旅计划,能保证领导在最短的时间内完成工作任务.
差旅计划主要从以下几方面进行考虑.
(1)时间,是指差旅活动出发、返回的时间.
包括目的地的抵离和中转时间,差旅过程中各项活动的时间以及就餐、休息时间.
(2)地点,是指差旅抵达的目的地(包括中转地).
包括差旅过程中开展各项活动的地点和食宿地点.
(3)交通工具,是指差旅出发、返回和活动中使用的交通工具.
包括票务(汽车、火车、飞机等)和交通工具的更换等.
(4)具体事项,是指差旅活动内容,如访问、洽谈、会议、宴请、娱乐活动等,包括私人事务活动.
(5)准备用品,是指领导出差需要携带的物品.
包括名片、资料、笔记本、活动日程表、地图、照相机以及一些生活用品,一定要安排得当,但不宜太多.
(6)备忘录,是指为领导准备的用于提醒、注意事项的记录,如抵达目的地需要中转,中转站或转机机场名称、休息时间、飞机起飞时间,开展活动时要携带哪些有关文件材料,会见、就餐时应该遵守对方的民族习惯等.

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3会议管理1.
会议要素会议要素是指会议的组成因素.
可分为两类,一类是基本要素,另一类是可选要素.
(1)会议基本要素会议基本要素包括目的、时间、会址、主持者、组织者(也可能与主持者合一)、与会者、事项(议题)、议程、信息(情况、观点、结论、对策等)、会议规则、实现信息有效传递所需要的基本物质条件(会场和其他设施等).

(2)会议可选要素会议可选要素包括名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料等.
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会议的组织会议的组织是确定并完善会议要素,并将其以有秩序、有成效的方式组合为一个有机整体的活动过程.
(1)会议规则的制定会议规则又称为会议的组织规则,是会议组织活动的指导原则、行为规范.
它规定了会议的召开(人物、时间)、组成、议事程序等方面的准则.
①召开会议的条件.
包括什么人、什么时间、以何种方式提议或确定召开会议,提议须经什么人或什么机构审批,必须以何种方式、发出何种内容的通知才能召开会议,有多少人实际到会才能开会等内容.
②会期.
确定会议召开的时间,会议进行和结束的时间,更改会期的程序、方法与条件限制.
③与会人员.
包括与会人员范围、各类型与会者(主持人、代表、列席者、会议工作人员等)的资格条件、权利、责任,以及产生的办法;会议主席团的职责及产生办法、资格审查办法.
④机构.
包括会议秘书机构、办事机构、服务机构的设置办法,职责范围、组成人员等.
⑤会议议程.
包括会议议案提出与确立的程序,提出动议者的资格条件与人数限制,确定会议日程安排、发言次序、发言时间限制的原则.
⑥讨论发言.
包括发言人的资格条件,发言时间、发言次序、发言内容、发言责任的限制.
⑦表决.
包括表决权的归属(谁有此项权利),表决权的分配(每人几票,特殊人物有几票),有效票的计算办法与标准、表决方法、是否设置否决权、否决权的归属以及行使否决权的办法.
⑧有效决议的条件限制.
包括内容条件和程序条件,应特别注意规定何种事项以简单多数(1/2以上)通过为有效;何种事项以绝对多数(2/3、3/4、4/5)通过为有效.
⑨会议记录及其他会议文件.
包括记录方式、记录人的产生及责任,会议记录等会议文件的效力及生效条件,各种文件的分发范围、分发事件,文件的保管方法与责任者,查阅文件的手续.
⑩会议经费.
包括经费来源及经费开支的办法与管理.
制订会议规则时,要注意区分会议的性质,要结合具体情况和实际需要来决定会议规则的具体内容.
会议性质不同,相应的会议规则所规范的范围与程度就要有所区别,规范的点与面也各有侧重.
例如,决策性的会议以及直接与有关方面的利益或责任相关的会议,会议规则必须严格、全面,重点解决好保障有效性以及有效维护各方权益的问题;座谈讨论性、告知性的会议则可以相对简单灵活一些,重点解决好议程问题,保证与会者能充分发表和听取意见.

(2)会议组织职责会议组织活动的各项责任是由主持人、会议管理者、会议秘书机构及有关办事机构分别承担的.
①主持人的组织责任.
通过领导、指导、监督检查各项组织工作,完善会议要素,为会议的合法、有效创造条件,引导会议达到既定目标.
②会议管理者的组织责任.
除一些小型会议之外,大都需要在会议主持人以外设专门的会议管理者,它是会议组织责任的主要承担着.
这些责任主要包括组织制订或修订会议规则;提出会议计划;组成各种必要的秘书、服务、办事机构,明确其职责,确定其主要的组成人员;组织各方面工作人员完成会前准备工作并予以有力的监督检查;组织完成会间的各种保障性、服务性工作;处理会后的善后事宜.

③会议秘书机构的组织责任.
会议秘书机构是会议组织工作的直接和具体承担者,其主要的组织工作责任包括协助制订会议计划;通知与会;布置会场、起草和印发各种文件材料和票证、组织签到并编制分组;名单、具体安排与会座次、表决准备工作并协助开票、监票和计票;进行会议报道工作、编写简报,做好记录;安排摄影、录音、录像、发奖、接见等活动;会议文件立卷归档.

(3)会前的组织工作会前组织工作的主要内容有确定会名、宗旨、会期、会址、出席范围、出席人数及名额分配办法;编制会议计划并报请主管部门审批,填报预算表;确定议程和具体日程安排,向与会者发出通知,准备各种文件材料.

(4)会间的组织工作会间组织工作的主要内容有组织与会者签到;确定会议具体日程安排,并通知与会者;分发会议文件、做好会议记录、编写会议简报、做好会间报道工作;会议结束的准备工作,如草拟决议、纪要等.
1.
2.
2.
4公文管理1.
基本概念(1)文件文件是一种信息记录.
它是被人们以各种记录方式记载到一定的物质媒体(如纸张、感光材料、磁性材料等)上之后形成的信息与其载体的复合体.
(2)公文公文既具有文件的基本属性,又具有其他文件(主要是私人文件)所不具备的一些特点,主要用于处理公务、办公事务;它的文体、结构、格式大都由国家有关机构以法律法规或规章的形式加以严格规范,在形成过程中,它必须履行严格的法定的生效程序.
在现实效用方面,它对有关各方行为的强制影响受到国家法律法规严格的约束和保护.

2.
公文的主要类别依据不同的标准,可从多角度对公文进行类别划分.
(1)根据形成和作用的具体公务活动领域的不同,可分为通用公文和专用公文两大类.
(2)根据公文传递方向的不同,可分为上行文、下行文和平行文三类.
(3)根据内容的差异,可分为规范性公文、领导指导性公文、公布性公文、陈述呈请性公文、商洽性公文、证明性公文等数类.
(4)根据其涉及秘密的程度,可分为对外公开公文、限国内公开公文、内部使用公文、秘密公文、机密公文和绝密公文六类.
(5)根据公文处理时间方面的限制和要求,可分为平件、急件和特急件三类.
(6)在机关内部,可根据来源将公文分为收文、发文两种.
3.
公文处理公文处理就是对公文的创制、处置和管理,即在公文形成、运转、办理、传递、存储到转换为档案或销毁的一个完整周期中,以特定的方法和原则对公文进行创制加工、保管料理,使其完善并获得功效的行为或过程.

公文处理的基本任务如下.
(1)创制公文指经过拟稿、逐级审核(完善)、领导签发(确认其正式效用)之后,再经印刷等环节,最终形成正式公文.
(2)传递公文将创制完毕的公文,根据一定的规则以多种通信方式,递送给收受机关.
(3)办理公文根据法定的职责、权利,收受来自各有关方面的文件,经过分办、批办、拟办、承办、传阅等工作环节,对文件进行阅读、加工,从中提取有用的信息,解决公文所针对的工作问题(包括以创制新公文的方式).

(4)处置办毕公文根据一定的标准,对已经办理完毕的公文的归宿作出安排,如立卷归档、清退、销毁、暂存.
(5)管理公文为上述四项任务能有效地完成而对公文实施科学、系统的保管料理措施,对公文运转过程的组织与监控,对公文机密与安全的维护.
4.
公文运转过程控制公文运转过程是指文件在机关内部的运行和办理过程.
对该过程进行控制的目的是保证其稳定有序、方向正确、流速合理.
(1)稳定文件运转秩序即指严格按照规定的程序组织文件运行,同时注意保持对不断变化中的特殊情形的适应.
要求对文件工作机构具有强有力的监控手段,能够中止并纠正运行中的工作程序,而且能在特殊情况下改变工作程序,灵活处置.

要注重关键性文件办理环节的稳定作用.
批办、签发及决定文件去留的清退、销毁、立卷等环节,对文件运转的秩序有很强的规定性,一定要做好.
要完善并充分发挥管理性环节的控制功能.
文件运转过程中的管理性环节有登记、分办、组织传阅、催办、查办等.
要充分发挥各种随文图表的动态控制作用.
常用的随文图表有文件处理单、文件传阅单、发文稿纸、催办单(卡)等.
这些图表,有助于明确责任,并且使文件运转过程直观醒目,有利于文件有序而行.
同时还要加强公文的保密与安全防护工作.
(2)控制文件运转方向即指有效地控制文件,使其沿着正确的方向运行.
保证它能在真正使之产生实效的机构和工作人员手中得到办理,是提高时间利用价值、避免无效运转的关键.
文件工作机构应建立灵敏有效的反馈机制,以及时调整运转方向上的错误.
也可根据实际情况的变化,及时调整文件的运转方向,将文件投向最有条件迅速、有效办理文件的部门或人员.
正确选择文件运转路线的结构形式.
①对于需传阅的文件,一般采取树型结构形式,即由文件工作机构集中统一把握文件运行方向,一个阅文者阅毕后,应退还给文件机构,再由文件机构送给另一个阅文者,不允许阅文者自动横传.
②对一般的文件则宜采用树型/轮型复合形式,即文件在部门间运行时采取树型路线,由文件工作机构直接控制文件流向,而文件在部门内部运行时则采用轮型路线,靠程序、惯例、运转指令(批办、签发、分办、注办意见等)自动从一个岗位流向下一个岗位.

5.
文件传递过程控制公文只有准确、快捷地传送给收文者,才能真正产生效用.
为此,必须有效地控制公文的传递过程,保证其方向正确、速度合理、线路便捷、有效.
在我国,控制文件传递过程的重要规则就是"行文规则",其基本内容如下.
(1)按照机关间的工作关系行文根据工作关系行文分为下行文、上行文和平行文.
下行文:上级机关以自己的名义向下级机关主送领导指导性、质询性、规范性的公文.
上行文:下级机关以自己的名义向上级机关主送陈述呈请性的公文.
平行文:有平行关系和不相隶属关系的机关相互主送商洽性、知照性、证明性的公文.
(2)选择适宜的传递方式公文传递路线有以下几种形式.
直接行文:直接将公文传送给有关机关.
逐级行文:按组织结构层次上传或下达(传递公文).
多级行文:同时将公文传递给上几级或下几级机关,甚至直达基层.
越级行文:越过自己的直接上级或直接下级向其他机关传递公文.
(3)正确区分主送对象与抄送对象应以公文的实际办理责任为依据来区分主送对象与抄送对象.
主送:公文传递的主要方向.
主送机关为对公文负办理、答复责任的机关.
抄送:公文传递的次要方向.
抄送机关为需了解公文而无需直接办理公文的机关.
除此之外,要根据文件的保密、时效等方面的要求,标明文件的密级、重要性、传递速度等级,选择适合的传递方式,确保传递方向正确,减少无效的传递过程,在保证有效的前提下,尽量采用层次少、短捷方便的传递路线,扩大直接行文,合理编排传递次序.

1.
2.
3个人计算机技术个人计算机(PersonalComputer,PC)由于使用方便、价格便宜、处理数据的功能强、速度快,在科学计算、数据处理、辅助设计、辅助教学,尤其是在办公自动化方面得到了广泛的应用.
目前,个人计算机已成为办公室的必备设施之一,发挥着越来越重要的作用.

1.
2.
3.
1个人计算机在办公自动化中的作用1.
个人计算机的快速发展自从IBM公司1981年10月正式推出PC机以来,与PC相关的硬件和软件技术得到了飞速的发展.
(1)硬件方面第一台PC机的CPU是Intel8088,时钟频率只有4.
77MHz,处理字长为准16位,内存为160KB,使用盒式磁带机和160/180KB软盘驱动器作为外存储器.
经过近30年的发展,CPU从Intel8088步入到Pentium系列,目前PC机的CPU普遍采用双核,时钟频率可达到3GHz以上,处理字长可为64位,内存可使用2GB以上,硬盘则可根据需要配备到200GB以上;CPU的处理速度提高了近千倍.
(2)软件方面第一台PC机的操作系统是PCDOS1.
0,应用软件也只能作简单的字处理.
目前的操作系统单是Windows系列就有WindowsXP、Vista、Windows7、Windows8、Server2003、Server2008等,应用软件更是覆盖所有应用领域,如微软公司的Office软件是PC机安装得最多也是使用人数最多的集成软件.
个人计算机的快速发展为办公自动化奠定了坚实的基础.
2.
文字处理个人计算机在办公自动化中的一个重要应用就是文字处理.
文字处理软件从20世纪80年代的WordStar、WPS到目前的Office2007、Office2010,处理功能和处理效果发生了翻天覆地的变化.
目前在PC机上进行文字处理主要运行Office套件中的Word组件,可以进行文字录入、编辑、排版,可以插入图形、图像并可进行图文混排操作,排版的最后结果可以从打印机输出形成正式的书面文档.
我国自行开发,具有独特中文处理功能的WindowsWPS也是流行的文字处理工具软件.
3.
数据处理办公自动化中的数据处理是指对机关单位日常工作中的数据如工资表、年度报表、调查数据进行加工、分析、统计和输出.
使用Office套件中的Excel组件可以完成一些简单的数据处理操作,对一些较为复杂但数据量不是很大的数据处理工作,则可使用Office套件中的Access组件进行编程,对一些大型数据的处理则需要使用诸如FoxPro、SQLServer数据库系统进行管理.
4.
图形图像处理办公自动化中的图形图像处理主要涉及数码相机照片、扫描图像的编辑、修改和输出等操作,PC机上可使用流行的Photoshop软件来完成这些工作.
1.
2.
3.
2常用操作系统与办公应用软件在办公自动化工作中离不开计算机的操作,机关工作人员应熟练掌握Windows操作系统的使用,能熟练运用Office软件进行文字与简单数据的处理,并熟悉一些常用工具软件的使用方法.
1.
WindowsXP操作系统操作系统(OperatingSystem,OS)是计算机系统中所有硬件、软件资源的组织者和管理者,是用户与计算机之间的接口,每个用户都是通过操作系统来使用计算机的.
从资源管理的角度看,操作系统具有五个功能:处理机管理、存储器管理、设备管理、文件管理和作业管理.

个人计算机上主要有两类操作系统,一类是源代码开放的Linux桌面操作系统,另一类是微软的Windows操作系统.
目前,Windows操作系统在PC机上仍占主导地位,用户使用得最多的版本是WindowsXP.
WindowsXP操作系统采用了形象化的图形符号(如窗口、图标、菜单、工具栏、对话框、命令按钮和滚动条等)和画面的操作来实现用户对计算机的操作.
WindowsXP的基本操作包括窗口操作、菜单操作、对话框操作、桌面操作、资源搜索与程序运行.
一般用户要重点掌握文件与文件夹的创建、复制、移动、删除与更名操作,为了能有效地进行办公事务处理,应掌握语言输入方法的转换,能熟练地录入汉字.
要掌握以各种方式运行应用程序的方法,包括双击桌面上的快捷图标;选择"开始"|"程序"|"程序名称"命令;通过"开始"|"运行"|"浏览"步骤找到要运行的程序,再单击【确定】按钮运行.

为了提高运行程序的方便性,对于常用的应用程序应在Windows桌面建立快捷图标.
为了提高Windows操作过程中的安全性,应采取屏幕保护措施,设定等待时间和恢复屏幕保护的密码.
为了提高启动Windows操作系统的安全性,应设置开机密码和用户登录密码.
设置开机密码和用户登录密码后重新开机,在正确输入开机密码后将进入用户登录界面,只有正确输入登录密码才能进入Windows操作界面.
2.
Office办公套件微软的Office办公套件包括Word、Excel、PowerPoint、Access、Outlook、FrontPage、Publisher、Visio、InfoPath以及相关的工具,涉及文字处理、表格处理、演讲稿、数据库、电子邮件、网页设计、出版、视图制作、表单信息收集及图像处理等操作,功能十分强大.
在个人办公自动化工作中,常用的组件是Word、Excel和PowerPoint,熟练地使用这3个组件,并掌握利用剪贴板在三者之间进行数据交换的方法是做好办公自动化工作的基本要求.

特别值得一提的是,组件Outlook是个人信息管理、邮件传输和协作办公的客户端程序,除了收发邮件外,还可用于工作日程、约会、会议及任务安排等管理.
3.
常用工具软件常用工具软件包括压缩与解压缩软件和PDF阅读软件.
(1)WinRARWinRAR是一款非常优秀的压缩与解压缩软件,中文版已发布V4.
2.
该软件支持鼠标拖放及外壳扩展;内置程序可以解压ZIP、CAB、ARJ、LZH、TAR、GZ、ACE、UUE、BZ2、JAR、ISO、Z和7Z等多种类型的档案文件、镜像文件和TAR组合型文件;压缩率高,使用简单方便.

(2)PDF阅读软件便携文件格式(PortableDocumentFormat,PDF)是目前电子文档发行的流行格式,国际上很多重要文档都以该格式发布,AdobeAcrobatReader是一个查看、阅读和打印PDF文件的最佳工具.
目前,Adobe公司已免费发布中文11.
0.
00版本.
1.
2.
3.
3个人计算机的缺陷个人计算机在办公自动化工作中具有不可替代的作用,但是随着办公事务处理复杂程度和数据量的大幅增加,个人计算机的局限性也突显出来,单机操作已不能满足工作的需要.
1.
数据交换问题个人计算机单机操作最大的缺陷就是数据得不到及时的交换,存储在PC机硬盘的数据必须通过中间介质如软盘、U盘或光盘进行交换,这大大影响了信息处理的速度,阻碍了计算机的应用发展.
2.
数据共享问题在单机系统中,单个用户掌握一台计算机的全部资源,就个人使用来说,效益是最高的,但这使得机器的资源不能同时为多个用户共享,造成一些重要设备如硬盘、光驱、打印机的重复投资,而且机器一旦出现故障将使该机器上的数据安全受到极大威胁.

3.
协同工作问题个人计算机单机操作中由于不能进行数据交换,因此计算机之间就不能协同工作,不能同时分工合作完成同一项任务,单台计算机就像一个个信息孤岛,发挥不出强大的威力.
个人计算机的这些缺陷只有通过计算机网络技术才能解决.
1.
2.
4计算机网络技术目前,办公局域网、广域网、互联网已成为电子政务的核心内容,可以说,没有计算机网络就没有今天的全球电子政务进程.
1.
2.
4.
1计算机网络原理1.
定义计算机网络是计算机技术与通信技术相结合的产物.
利用通信线路和通信设备,将地理位置不同的、功能独立的多台计算机互连起来,以功能完善的网络软件来实现资源共享和信息传递就构成了计算机网络系统.

2.
网络构成计算机网络由通信子网和资源子网两部分构成.
通信子网负责网络中的信息传递,由传输线路、分组交换设备、网控中心设备等组成.
资源子网负责网络中数据的处理,由连入网络的所有计算机、面向用户的外部设备、软件和可供共享的数据等组成.
按分布范围的大小来分类,计算机网络可分成局域网(LAN)、城域网(MAN)和广域网(WAN),按网络连接的拓扑形状来分类,又可分为总线网、星形网和环形网等.

3.
网络协议计算机之间要进行数据通信,必须遵守某些事先规定好的规则,这些规则可按功能划分成不同的层次,下层为上层提供服务,上层利用下层的服务完成本层的功能,同时这些规则应具有通用性,即不依赖于计算机的硬件或软件,这样的一组规则就称为网络协议.

1984年国际标准化组织(ISO)公布了开放系统互连参考模型(OpenSystemInterconnectionReferenceModel,OSI/RM),简称七层协议,该模型的推出对于减少网络设计的复杂性起到了积极作用.
而传输控制与网际协议(TransmissionControlProtocol/InternetProtocol,TCP/IP)是当今互联网的通信标准协议.
1.
2.
4.
2办公局域网办公局域网是局域网的一种典型应用,多数情况下采用星形拓扑连接结构,也有总线型、星形和环形相结合的办公局域网.
办公局域网往往分布在一个楼层或一个到几个建筑物的范围内,可由一个单位或多个单位使用与管理.

1.
办公局域网的组成办公局域网的组成也同样分成通信设备和处理设备两部分.
(1)通信设备通信设备包括网线(同轴电缆、双绞线、光纤等)、集线器、交换机、路由器和网卡.
(2)处理设备处理设备包括计算机、打印机等其他共享设备.
计算机又分为工作站和服务器.
服务器为网络提供各种公共的服务,按服务器所提供的功能不同又分为文件服务器和应用服务器.
文件服务器通常提供完整的文件管理功能,应用服务器提供的服务包括数据库服务、通信服务、电子邮件服务、打印服务等.
从服务器在网络中的作用来看,用作服务器的主机应该是CPU处理速度快、存储器容量大、工作稳定、安全、可靠的高档计算机.
连接到计算机网络上的用户端计算机,都称为网络工作站或客户机.

工作站和服务器都必须分别安装网卡,通过网线与集线器或交换机连接成一个网络,按照局域网协议进行信息的交换和数据共享工作.
2.
办公局域网运作模式按网络中各计算机之间的主从关系,可将网络分为对等网模式和客户机/服务器模式(Client/Server,C/S),办公局域网可以兼顾这两种运作模式.
(1)客户/服务器模式在C/S这种网络模式中,采用集中管理方式,由网络服务器集中管理共享资源.
服务器提供各种公共服务,客户机通过授权账号进行登录,共享服务器的资源和服务.
担当服务器角色的计算机要安装网络操作系统,而工作站则采用PC操作系统如WindowsXP即可.
局域网的应用中,主要有WindowsServer、UNIX、Linux网络操作系统,目前使用较多的是WindowsServer2003.
网络操作系统主要提供用户账号管理、网络性能监测、网络安全管理及域名服务、Web服务、文件传输服务(FTP)及电子邮件服务功能.
只有注册为全局用户的网络用户才能从工作站上访问网络服务器上的资源,没有注册的用户只能以客人(guest)或匿名用户的身份进行非常有限的访问.

WindowsServer2003的一个重要账户是系统管理员Administrator,它拥有最高的权限,可以管理计算机与整个网络的资源,如建立、更改、删除用户与组账户、设置安全策略、建立打印机共享、设置用户的权限等.
从安全角度考虑,不想让他人知道这个账户的名称,可以将其改名,但是无法将这个账户删除.

(2)对等网模式所谓对等网,就是各计算机可自由访问,关系平等,共享双方的各种资源,也就是说每台计算机在网络中既是客户机同时也是服务器.
加入对等网模式的计算机可以是网络服务器也可以是工作站,操作系统可以是WindowsXP或WindowsServer2003.
对等网的特点是:不需要专用服务器,网络连接简单,对已有网络扩充方便.
建立和维护成本比较低.
资源共享很容易,但资源查找比较困难.
安全性较差,对网络的管理性差.
对等网提供服务的方式是各联网的计算机将各自的资源共享出来,对等网获取服务的方式是通过"网上邻居"查找工作组、计算机名、共享文件夹,找到可用的资源.
1.
2.
4.
3互联网互联网(Internet)是全球性的广域网,从结构角度看,互联网是一个用路由器将分布在世界各地的计算机网络互联起来的超大型广域网,使各种网络联成了一个整体.
接入互联网的每一台计算机,都按照全球统一的规则命名,按照全球统一的协议来进行计算机之间的通信,每一台计算机都以平等的身份在互联网上访问数据,既可以是信息资源及服务的使用者,也可以是信息资源及服务的提供者,任何用户都不用担心谁控制谁的问题.

1.
互联网的基本概念互联网通信协议是TCP/IP,由此产生的基本概念包括IP地址、域名、端口和URL等.
(1)IP地址IP地址用来唯一确定互联网上每台计算机的位置,在TCP/IP协议中,规定分配给每台主机一个32位二进制数字作为该主机的IP地址.
互联网上发送的每个数据包都包含了32位的发送方地址和32位的接收方地址,网络中的路由器正是根据接收方的IP地址来进行路径选择的.
在Internet中,一台主机至少有一个IP地址,而且这个IP地址是唯一的,如果一台主机有两个或多个IP地址,则该主机属于两个或多个逻辑网络.

为了使用方便,IP地址的32位二进制数,采用点分十进制表示法来表示:即把32位从左到右分为4组,每组8位表示为一个十进制数,最小为0,最大为255,各组数间用圆点连接.
这样,IP地址的范围可表示为0.
0.
0.
0~255.
255.
255.
255.
例如192.
168.
1.
1是一个有效的IP地址,而192.
168.
1.
300则是一个无效的IP地址.

(2)域名IP地址的数字形式难以记忆,因此,人们采用一种更容易记忆的文字名称方式来表示IP地址,这种文字名称就叫做域名.
为了避免重复,采用由几部分(称为子域名)组合而成的字符串形式,其结构为:计算机名.
组织机构名.
网络名.
最高层域名,每一部分都有特定的含义.
例如,英文字符串www.
gddx.
gov.
cn就是广东行政学院的Web服务器域名,从右到左各子域名的含义是:最高层域名cn代表中国,子域名gov代表政府机构,子域名gddx代表广东行政学院,子域名www代表广东行政学院的Web服务器,对应的IP地址是61.
144.
45.
99.
常见的组织域名有:com代表商业系统,edu代表教育系统,gov代表政府机构.

(3)端口TCP应用中需要一个与某特定服务相互通信的方法,为此使用了端口号.
一个TCP服务必须有一个端口号,且在同一时刻一个端口号只分给一个服务.
TCP端口不是物理设备(像串行端口),而是一个逻辑设备,它只是在操作系统内部有意义.
端口号采用十进制数,范围为0~65535,其中0~1024为公共服务的端口号,例如FTP服务的端口号是21,Telnet是23,SMTP是25,HTTP是80,POP3是110,Newsgroup是119等.
(4)URL统一资源定位器(UniformResourceLocator,URL)是用于完整地描述互联网上网页和其他资源地址的一种标识方法.
它的格式为:协议名://域名:端口号/路径/文件名其中若某种服务采用的端口号是默认端口号,则URL中可省略该端口号.
例如,对于WWW服务,http://www.
gddx.
gov.
cn/index.
htm代表位于域名www.
gddx.
gov.
cn上的主页文件index.
htm,采用http协议的默认端口号80进行传输.

2.
互联网的基本服务Internet提供的服务主要是以下五类:WWW服务、FTP服务、电子邮件、远程登录和新闻组等.
(1)WWW服务WWW(WorldWideWeb)称为万维网,它是一种基于超链接的超文本服务系统.
它提供了最基本的网站服务,采用的协议是超文本传输协议(HypertextTransferProtocol,HTTP).
(2)FTP服务FTP服务的功能是向登录用户提供文件传输服务,采用的协议是文件传输协议(FileTransferProtocol,FTP).
登录用户可以是有合法账号的用户,也可以是匿名用户.
(3)电子邮件电子邮件也叫做E-mail,是指通过互联网传递的一种文本信息.
传递邮件需要用到简单邮件传输协议(SimpleMailTransferProtocol,SMTP),接收并存储邮件需要用到邮局协议第3版(PostOfficeProtocol3,POP3).
(4)远程登录远程登录(Telnet)就是用户的计算机通过互联网络进入远端的计算机系统,可以实时控制和使用远端计算机对外开放的全部资源.
(5)新闻组新闻组(Newsgroup)是一个在Internet上提供给网络用户彼此交换或是讨论某一共同话题的系统.
用户可以根据自己的爱好从中选出感兴趣的讨论小组,加入到其中的讨论中去.
当用户预订了某个新闻组后,可以收到组内任何成员发布的消息,也可以将用户对某个主题的见解通过新闻邮件在很短的时间内传给广大的网络用户.

3.
互联网的基本操作个人计算机使用互联网前需要完成两项准备工作:一是连入互联网,二是设置IP地址及其相关参数.
连入互联网可通过本地局域网,也可通过拨号方式(包括普通拨号和ADSL).
IP地址设置的方法是:(1)在Windows桌面的"网上邻居"图标上单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择"属性"命令,进入"网络连接"窗口.
(2)在该窗口的"本地连接"图标上单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择"属性"命令,打开"本地连接属性"对话框.
(3)在"常规"选项卡中选择"Internet协议(TCP/IP)"选项,单击【属性】按钮,打开"TCP/IP属性"对话框,在指定框内填写分配给本计算机的IP地址、子网掩码、默认网关以及首选DNS服务器地址,单击【确定】按钮.

互联网的基本操作之一是利用浏览器软件(如Windows的IE)访问网站上的各种资源.
方法是在浏览器的地址栏中输入正确的URL,进入网站主页后单击各种超链接来获取所需信息.
通过搜索引擎网站(如www.
google.
com、www.
baidu.
com、www.
yahoo.
com)可在更大范围内查找互联网上的资源.

另一个基本操作是利用邮件客户端软件(如Windows的OutlookExpress或Office中的Outlook)接收和发送电子邮件.
方法是在邮件客户端软件中正确地设置邮件账号、SMTP服务器和POP3服务器,然后进行接收和发送邮件操作.
电子邮件的接收与发送也可通过某些网站提供的免费邮箱进行,因此只要利用浏览器软件访问这些免费网站,以申请到的邮件账号登录即可,操作起来简单、方便.
在电子邮件的收发中正确地使用邮箱地址是操作成功的关键,电子邮箱地址的格式为:用户名@服务器域名.

1.
2.
4.
4电子政务网络电子政务业务主要通过电子政务网络来进行.
电子政务网络由政务内网和政务外网构成,涉及到局域网、城域网、广域网、互联网等网络技术.
1.
政务内网政务内网主要是副省级以上政务部门的办公网,与副省级以下政务部门的办公网物理隔离.
政务内网的主要功能包括个人电子办公、电子公文管理、电子事务管理和网上协同办公.
我国政务内网网络模型分为广域网、城域网、局域网三层结构.
政务内网的广域网以国务院办公厅为中心,连接47个一级行政区划(省际)广域网节点,各行政区划节点之间不发生任何的直接连接.
各行政区划广域网将各地市(副省级以上)城域网连接为一个支撑网络整体,各地市之间不发生任何的直接连接.
各地市城域网为副省级以上单位的政务内网提供宽带IP接入,政务内网局域网采用快速以太网(FastEthernet,FE)或千兆以太网(GigabitEthernet,GE)接入方式实现对各单位用户的接入服务.
政务内网局域网的结构如图1-1所示.
对于用户接入交换机,根据政务内网的建设需要提供至少32个VLAN,以接入内网上不同的应用.
例如,各厅局的机要访问网络范围要限制在一个单独的VLAN内,以实现与其他业务主机在第二层进行隔离来保证安全.

图1-1政务内网局域网结构2.
政务外网政务外网是政府的业务专网,主要运行政务部门面向社会的专业性服务业务和不需要在内网上运行的业务,目前十二项"金字工程"是我国政务外网的主要业务.
政务外网与互联网之间逻辑隔离,通过政府门户网站为社会提供服务.
它的主要功能包括网上信息发布、网上信息单向流动、网上信息双向流动和在线事务处理.

政务外网在网络拓扑结构上与政务内网基本类似,但政务外网需要承载更多的业务信息,所以涉及的问题更为复杂.
为保证各系统的安全,必须为各系统的网络互联提供安全隔离及网络服务质量保证,因此普遍使用MPLSVPN及VLAN技术在IP网上来满足政务外网的这些要求.
3.
政府门户网站政府门户网站是指在各政府部门的信息化建设基础之上,建立起跨部门、综合的业务应用系统,使公民、企业与政府工作人员都能快速、便捷地接入所有相关政府部门的业务应用、组织内容与信息.
它的主要功能包括:(1)发布政务信息.
包括政务新闻、通知公告、各类政府公开文件、政策法规、会议讲话、专题报道、综合新闻.
(2)网上办事.
提供面向个人和单位的在线事务办理.
(3)参政议政.
提供政府与公众之间的各种沟通渠道.
(4)信息检索.
提供相关信息的查询操作.
(5)其他服务.
包括个性化服务、电子邮件服务、数据交换和信息报送等.
我国中央政府门户网站的网址是www.
gov.
cn,其他各级政府网站域名右边两个子域名都为gov.
cn.
图1-2显示了政务内网、外网与门户网站的关系.
图1-2电子政务网络关系模型1.
2.
5办公自动化系统平台技术电子政务应用中的办公自动化系统以及其他相关的管理信息系统,由于处理的过程复杂、涉及的数据量大,因此系统的开发一般都需要在一个平台上进行,以避免直接的底层开发,缩短开发周期,提高开发效率.
本节介绍J2EE、ASP.
NET及Lotus三种平台技术,并对Lotus进行重点学习.

1.
2.
5.
1J2EE技术J2EE(Java2Platform,EnterpriseEdition)平台是SUN公司提出的Java2的三个版本之一.
J2EE是一种应用开发体系结构,它利用Java2平台来简化诸多与多级企业解决方案的开发、部署和管理等相关的复杂问题;它定义了一套基于Java技术的开发分布式多层应用的标准.
J2EE技术及其基于构件的模型可以简化政府和企业信息化系统的开发、部署和运行,J2EE平台管理基础结构并支撑Web服务,使得开发人员可以为各业务部门开发方便、安全、健壮、可互操作的应用软件.

1.
J2EE应用构件J2EE平台支持四种应用构件,分别是应用客户端,Applet,Servlet、JSP页面、过滤器和EJB.
(1)应用客户端应用客户端是一些Java程序,通常是运行在桌面上的图形用户接口(GraphicUserInterface,GUI)程序.
(2)AppletApplet是Java小应用程序,通常运行在Web浏览器上,也可运行在支持Applet编程模型的其他应用或设备上.
(3)Servlet、JSP页面、过滤器Servlet是服务端的应用程序,JSP的全称是JavaServerPage,即Java服务器页面,它们都运行在Web服务器上,响应来自客户端的请求.
Servlet、JSP页面和过滤器可用于产生HTML页面作为应用客户端界面,还能生成XML或其他格式的数据,这些数据由其他应用构件使用.

(4)EJBEJB(EnterpriseJavaBeans,企业Java豆)构件运行于支持事务管理环境的服务器上.
企业Beans通常包含J2EE应用的业务逻辑,通过使用SOAP/HTTP协议,直接提供Web服务.
2.
J2EE容器容器(Container)为J2EE应用构件提供运行时支持和底层J2EEAPI的联合视图.
J2EE应用构件之间不直接进行交互,而是通过协议和使用容器的方法来进行交互.
J2EE容器有以下几种类型.
(1)EJB容器负责为J2EE应用管理企业bean的执行.
企业bean及其容器运行于J2EE服务器.
(2)Web容器负责为J2EE应用管理JSP页和Servlet构件的运行.
Web构件及其容器运行于J2EE服务器.
(3)应用客户端容器负责管理应用客户端构件的运行.
应用客户端及其容器运行于客户机.
(4)Applet容器负责管理Applet的运行.
它由运行于客户端的Web浏览器和Java插件组成.
3.
创建J2EE应用的步骤(1)配置安装环境.
在开发应用系统之前,应先安装J2EE服务器,可以选用SUN公司的标准服务器,也可以选用Borland公司的企业服务器BES(BorlandEnterpriseServer),还可以选择BEA公司的WebLogic服务器.
接着,需要安装J2EESDK和制作工具,如Jbuilder集成编译与运行系统.
最后,检查环境变量的设置是否正确,如JAVA_HOME、J2EE_HOME的值是否指向相应的安装位置,并将J2EE服务器所在的bin路径添加到系统的环境变量path中,最后启动J2EE服务器.

(2)创建企业应用实例EAR文件.
(3)创建应用的企业Bean.
(4)创建应用客户端.
(5)创建Web客户端.
(6)指定JNDI名字.
JNDI是命名与目录接口(JavaNamingandDirectoryInterface)的简称,通过指定JNDI,J2EE应用可以存储并检索任意类型的Java对象.
(7)部署J2EE应用实例.
(8)运行J2EE应用客户端.
(9)运行Web客户端.
(10)修改应用.
J2EESDK支持迭代开发,如果J2EE应用有所改变,则要修改源代码文件,重新编译、添加文件,重新部署和运行.
1.
2.
5.
2ASP.
NET技术微软的.
NET是一种开发平台,ASP.
NET是.
NET的组件之一,它为创建Web应用程序提供了一种新的编程模型和结构.
用.
NET创建的Web应用程序可以使用整个.
NETFramework,其中包括托管的公共语言运行库环境、类型安全、继承以及.
NETFramework类库等.
ASP.
NET可以无缝地与WYSIWYG(所见即所得)HTML编辑器和其他编程工具(包括MicrosoftVisualStudio.
NET)一起工作.
当创建Web应用程序时,开发人员可以使用Web窗体或XMLWebService,并可以像创建Windows应用程序那样使用事件驱动的编程方法.
目前,与J2EE及Java相比,在编程的易用性方面.
NET及ASP.
NET占有一定的优势,功能性方面也没有出现重大的差别,但在操作系统平台的可移植性方面,还需要进一步优化.

1.
ASP.
NET的开发环境要开发ASP.
NET应用程序,首先需要在服务器端进行下列配置:(1)安装MicrosoftInternet信息服务器(IIS),并设置好主目录和默认文档.
(2)安装Microsoft.
NETFramework.
(3)安装MicrosoftVisualStudio.
NET.
(4)当涉及到数据库的管理时,还需要安装SQLServer.
2.
ASP.
NET应用程序的构成ASP.
NET应用程序由四种文件组成:.
aspx页面文件、.
ascx用户控件、.
resx资源文件、.
cs或.
vb为代码分离文件,前者表示C++代码,后者表示VB代码.
3.
创建ASP.
NET应用的步骤(1)启动数据库服务器.
(2)启动Studio.
NET.
(3)创建新项目,模板选为"ASP.
NETWeb服务程序".
(4)添加控件和文本.
(5)创建相关的事件处理程序.
(6)生成并运行Web窗体页.
1.
2.
5.
3LotusNotes技术办公自动化系统具有交换信息量大、复杂、涉及岗位人员众多、处理流程繁琐、多变等特点,因而对系统平台的要求非常高.
IBM公司的LotusNotes是一种优秀的网络应用群件产品,被公认为办公自动化网络首选的系统平台.
它的第一个版本NotesR1在1989年推出,R1提供了几种现成的应用程序,如GroupMail、GroupDiscussion等.
接着在1991年、1993年、1996年分别推出了R2、R3、R4,1999年推出的R5完成了Web集成,Notes和互联网不再成为问题,R5还支持更多的互联网协议.
2002年、2005年又推出了R6、R6.
5和R7,对Notes服务器作了重要改进.
2007年推出了最新版本R8,增强了对Web服务的支持以及提供了用于复合应用程序的新开发工具,这些工具可以从任何实际位置收集数据和业务逻辑,同时还集成了IBMDB2.
在我国,国务院办公厅已经决定采用LotusNotes作为政府上网系统中的消息传输平台,从中央到省、市,一直覆盖到县,目前很多地方政府也都采用了LotusNotes作为办公自动化系统平台.
基于办公自动化网络的这种发展趋势,本节介绍在Windows操作系统下LotusNotesR6.
5的基本操作,使读者对LotusNotesR6.
5有一个大概的认识,为进一步学习与应用相关的办公自动化系统软件打下基础.
1.
Notes的特点(1)Notes是工作流自动化和群件产品,提供工作组用户的协同工作,并模拟日常办公过程.
(2)Notes具有跨平台特性,可在WindowsNT、UNIX、IBMS/390等操作系统上运行.
(3)提供先进的文档数据库技术、电子邮件体系、工作流自动化开发及标准的Web应用服务器.
(4)具有良好的品质和性能.
Notes具有高可靠性、高伸缩性、易于管理、高效复制、移动计算、支持快速实施等特点.
2.
Notes的基本组成LotusNotes6.
5包括服务器和客户机两条产品线的三个产品,即LotusDominoR6.
5、LotusNotesR6.
5和LotusDominoDesignerR6.
5.
(1)LotusDominoR6.
5这是一个服务器软件,集通信、协作及Web应用功能于一体,在网络服务器上运行,提供各种办公自动化服务.
(2)LotusNotesR6.
5这是一个集成的客户机软件,在客户端的操作系统上运行,用于提供一个易使用的、开放的、可定制的环境,以对电子邮件、日历、群组日程安排、网页浏览进行管理.
(3)LotusDominoDesignerR6.
5这是一个集成的应用开发客户机软件,利用它可以将数据和决策过程联系在一起,快速建立和部署办公自动化应用.
3.
Notes的基本概念(1)群件群件(Groupware)系统是指利用计算机和通信网络在工作组内协调和管理工作进程的系统.
以LotusNotes为代表的群件技术大大改善了传统信息管理方式的弊端,它以强大而灵活的数据库作为信息存储的容器;以完善的电子邮件系统作为信息交流与合作的纽带;以先进的数据库复制技术作为信息发布的手段;以成熟的安全技术作为数据库保护的屏障,使人们对信息管理模式的认识发生了质的变化.

(2)工作流Notes工作流(Notesflow)是一种基于客户机/服务器的计算机模式,它主要是指把当前的任务处理由一个应用程序转交给下一个应用程序,在每个应用程序中都执行指定的操作,从而控制并调整工作的流程,帮助用户形成数据,并可根据处理过程调整工作流的方向.

(3)数据库Notes数据库是存储在单个文件内的相关信息的集合.
Notes数据库与一般数据库相比有较大的差别,一般数据库是一些关于某个特定主题或目的的信息集合,例如记录学生的入学信息或个人通讯录等,对这些数据的存储和查询,用户必须自己进行协调和组织.
Notes数据库是一个包含很多文档的文件,一个文档就相当一条记录,与一般数据库相比,Notes数据库内的文档显得较为复杂,它可以包含文本、数值、图片、对象,甚至包含这些内容的处理程序.
因此,Notes数据库有时又称为文档数据库,它不仅可以包含结构化的数据信息,而且还可以存储和管理关系型数据库和其他数据库系统无法存储和管理的非结构化数据.
Notes系统的运行不需要其他数据库系统的支持,它有一套自己处理数据的独特方式.

(4)文档Notes数据库的每个文档都有专门的主题,文档通过表单产生,文档的格式、布局等也由表单决定.
文档将数据库中的信息存储在被称为域的部分中,用户可在"创建"菜单中选择一个表单,填写域中的数据并保存此文档.

(5)表单和域表单(Form)可以看作是文档中的模板和窗口,它可以包含多个域、文本标签、子表单、布局区、图形、表格、对象、附加文件、统一资源地址(URL)、动作按钮等,用户通过它可以查看数据库中的信息.
通过对表单属性的设置,可以根据需要显示文档中的一部分域.

域(Field)是表单中的一个区域,是存储数据的单个元素.
域决定了每个独立的文档能包含的数据类型.
每个域中只能有单一的特定信息类型,可以是文本、RTF文本、数字、时间等.
域的内容可以在表单和视图中显示,或提取到公式中.
域由5个元素组成:名称、类型、样式、大小和位置.

(6)帧结构集和页面帧结构集也叫框架结构集(Framesets),用来把窗口划分成区或框,为用户创建一个多窗格的界面,这些窗格可以用来接入不同的应用程序或网站.
页面被用来显示静态信息,只能作显示,不用收集用户的返回信息.
(7)视图和文件夹视图以行和列的形式显示文档摘要,它是对存储在数据中的数据进行访问的入口.
视图包含一个选择公式,用来在访问时得到所需要的文件.
一个数据库必须包含至少一个视图,也可包含多个视图,以不同的方式组织和管理文档,一个文档可以在不同的视图中重复出现.

文件夹十分类似视图,也可以实现对文档的分类,更快捷地对文档进行查询.
文件夹可以存储任何用户放入其中的文档,而视图则是按一定的规则显示所需的文档.
(8)公式和脚本公式和脚本(Script)程序为Notes数据库提供了一个集成的编程接口,通常可以用JavaScript或LotusScript编程语言书写功能脚本,前者支持浏览器访问,后者只能通过Notes客户端运行,使用Notes公式语言书写公式.
Notes应用程序建立在公式和Script程序之上,它们可以定义文档和视图的内容、决定数据如何显示、完成复杂的工作流程和自动化任务.
Script是一种面向对象的编程语言,它和Notes的接口是通过预先定义好的对象类型来完成的.
Notes公式是以一种类似编程语言的表达式组合的,在公式中用户可以对其执行过程进行有限的逻辑控制,公式与Notes的接口是通过函数来实现的.
一般来说,对于用户当前正在处理的对象,最好使用公式编程,但对于一个功能已经存在的对象最好使用Script.

(9)代理代理(Agents)可以自动化Notes数据库中的任务,用户可以对它们进行编程来完成指定的工作.
代理可以在前台或后台运行,对于网页应用程序,代理类似于通用网关接口(CGI)程序.
(10)子表单子表单是一种设计元素,包含域、文本等内容.
子表单可以被多个表单共享.
例如,如果用户显示相同信息作为多个表单的脚注,则可以创建一个子表单,将它放置在需要的表单中,而不必在每个表单中重复构建每个单独对象.

(11)共享域共享域是一种共享资源.
用户可以一次性定义一个域,然后在多个表单和子表单中共享使用.
(12)共享代码和共享动作元素共享代码是一种设计元素的类别,可以包括程序代码或提供自动化功能,它可以被其他设计元素(如表单、视图)使用.
使用共享动作元素,用户可以创建普通动作按钮,如打开一个表单或关闭一个文件,在很多场合可以使用这个按钮.

4.
Notes的环境设置在运行Notes前需要对Notes系统进行安装,用户应根据应用系统的需求购买合适的产品版本,既要能满足当前工作的实际需要,又要有一定的前瞻性,以便将来对系统进行扩充与升级.
安装的内容如下(具体操作方法参见附录A的介绍).

(1)安装LotusDomino服务器.
(2)安装服务器的中文补充字库.
(3)配置Domino服务器,包括管理员账户、Web服务、邮件服务和目录服务等.
(4)安装LotusNotes,包括Notes客户程序、Administrator和Designer.
(5)配置Notes管理信息.
LotusNotes不提供FTP服务,因此若应用系统需要FTP服务,则需要安装FTP服务器.
为保证Domino服务器的正常运行,在启动Domino服务器前要关闭操作系统上已运行的Web服务和邮件服务,或者修改这些服务的端口号,以免与Domino服务器发生冲突.

5.
Notes客户端的运行运行Notes客户端前首先启动Domino服务器.
在Windows桌面上双击LotusNotes6.
5图标,进入登录窗口,选择登录的用户名,输入正确的口令即可进入Notes客户窗口,如图1-3所示.
注意,配置完Domino服务器后,系统只有一个用户,即系统管理员admin.
工作环境包括菜单栏、地址栏与导航按钮、任务标签、书签、常用操作图标和状态栏.
(1)菜单栏菜单栏中从左到右的菜单项依次是文件、编辑、查看、创建、操作、文本和帮助.
单击相应的菜单项可完成各种不同的操作.
(2)地址栏与导航按钮地址栏中可输入IP地址或域名,Notes客户端可作为Web服务的浏览器使用.
NotesR6.
5中的导航按钮共有5个,分别是"上一步"、"下一步"、"停止"、"刷新"和"搜索".
图1-3Notes客户窗口(3)任务标签用来进行切换任务操作.
(4)书签工作环境最左方的一列图标按钮叫书签,从上到下依次为邮件、日历、通讯录、待办事宜、复制器、管理员、Domino设计器、工作台、个人兴趣书签、数据库、其他书签、历史记录和微软IE链接.
通过书签可以很容易地打开应用程序、数据库、文档和Web页.

(5)常用操作图标Notes常用的操作图标显示在工作环境中的页面上.
图1-3中的5个图标分别代表邮件视图、日历视图、联系人、待办事宜列表及个人日志图标.
例如,单击"日历"图标将进入如图1-4所示的日历操作窗口,在该窗口中可进行会议安排及各种日程安排操作.

图1-4日历窗口(6)状态栏这是表单的保护文本区.
了解了Notes客户窗口的工作环境后,下面将介绍管理员操作的相关内容.
单击Notes窗口左侧管理员书签图标进入管理员操作界面,如图1-5所示,选择网络域的"个人和群组"|"个人"|"注册",可以注册新的个人账户,如图1-6所示.
图1-5管理员窗口图1-6(a)填入了新账户的基本信息,图1-6(b)选择了将个人标识符信息以文件名lvxy.
id保存在F:\Lotus\notes\data\ids\people\文件夹中,可以将这个ID文件保存到其他位置,从而可以从任何与LotusDomino服务器连接的客户机登录该注册用户.
单击图1-6中的【注册】按钮,即可完成新用户的注册.
注册后的用户启动Notes客户端的登录窗口时,选择"其他"用户,找到保存的ID文件,输入正确的口命即可以新用户登录Domino服务器.

(a)b)图1-6注册个人账户-基本项和注册个人账户-标识符信息以上仅介绍了NotesR6.
5的基本界面操作,对于NotesR6.
5的其他管理操作,读者可进一步阅读LotusNotesR6.
5的用户手册和相关的参考资料作详细的了解.
6.
Notes开发应用系统的步骤Notes中开发应用系统的工具是DominoDesigner,它是一种应用程序开发软件,开发人员和Web站点设计人员通过它可以创建安全的、能够通过LotusNotes客户端或Web浏览器访问的协作应用程序.
开发人员很容易使用表单、视图、页面、帧结构集、集成的即时消息、XML、Java、JavaScript等来创建核心业务应用程序.
(1)启动LotusNotesDesigner直接从Notes客户端窗口单击Designer书签启动Designer,或在Windows桌面上双击LotusNotesDesigner图标,输入正确的用户名和口令进入Designer窗口,如图1-7所示.
图1-7Designer窗口(2)创建数据库数据库是Notes应用系统的核心文件,设计恰当的数据库是成功开发Notes应用系统的关键所在.
单击图1-7中的"新建数据库"图标,进入"新建数据库"对话框,如图1-8所示.
图1-8"新建数据库"对话框在"指定新数据库的名称和位置"栏的"服务器"下拉列表框中选择已启动的Domino服务器,在"标题"文本框中输入合适的内容,默认情况下"文件名"将以标题框内容作为基本名,扩展名为".
nsf",用户也可以取其他的名称;文件存放的位置为Domino服务器默认的DATA文件夹,也可以单击右边的文件夹图标选择合适的位置.
如果在"指定新数据库的模板"栏中选择"空白"选项,单击【确定】按钮,将创建一个全空的数据库,如图1-9所示.
新数据库的帧结构集、页面、表单、视图、文件夹、共享代码、共享资源等都是空的,单击右边窗口的【新建】按钮,即可新建相应的数据库项目内容,由此可以再一次体会到Notes数据库与常规数据库的差别.

图1-9新建的空数据库在"新建数据库"对话框中,可以从本地服务器或已运行的服务器数据库中选择某个数据库模板,新建数据库将全面继承该模板内容,并可在原来的基础上进行修改,以符合用户的特殊需要.
利用已有数据库模板,用户不需要从头开始构建一个应用程序,而是使用模板作为基本框架,然后添加或修改用户所需要的其他功能,可以大大地缩短开发时间.

注意:数据库模板文件的扩展名为".
ntf".
模板是数据库的框架,它包含了设计元素,但是通常没有文档.
数据库则包含了设计元素和文档.
图1-10所示的是一个办公自动化系统车辆管理流程的Notes数据库实例,图中显示的是数据库所包含的部分表单名称列表.
(3)数据库内容设计数据库内容设计就是对其中的帧结构集、页面、表单、视图、文件夹、共享代码、共享资源等进行设计.
设计的合理顺序是:①首先设计各个共享域和共享操作;②设计所有表单;③设计所有视图;④设计大纲;⑤设计页面;⑥设计帧结构集.
关于应用开发的深层次内容,已超出本课程的范围,读者可参考相关的专业文献作进一步的学习.
图1-10车辆管理数据库模板7.
Notes应用系统的运行Notes应用程序可通过LotusNotes客户端或Web浏览器进行访问.
应用程序往往包含多个数据库文件,各数据库文件之间通过有效的逻辑关系进行调用,要确定好起始数据库的调用参数.
例如,若要通过Web浏览器运行(B/S模式),则要设置Domino服务器的默认主页,具体设置方法参见本书项目2中的2.
2.
1小节.

1.
3项目实施本项目的实施由4个实训任务组成,任务1是计算机常用软件操作,任务2是测试Internet连接,任务3是网络搜索与下载资料,任务4为QQ与微博客使用.
1.
3.
1任务1计算机常用软件操作1.
实训要求本实训任务通过对计算机常用软件的操作,了解并掌握Windows操作系统、Office办公软件的使用.
2.
实训步骤(1)在WindowsXP操作系统中新建一个名为user1的新账户,具有计算机管理员的权限,并设置登录密码.
创建成功后,切换到该新账户,观察桌面的变化,并为该账户设置等待时间为5分钟的屏幕保护.
(2)设置"文件夹"选项,使用"我的电脑"窗口显示所有的文件及文件夹.
(3)在WindowsXP桌面上创建Office办公套件中Word、Excel、PowerPoint的快捷方式.
(4)通过"我的电脑"窗口设置计算机的完整名称、详细描述及所属的工作组.
(5)在计算机D盘上创建文件夹mp3,将其设置为网络上的共享文件夹,允许访问者读写该文件夹.
(6)打开"网上邻居"的"属性"窗口,记录网卡的名称,从该网卡的"Internet协议(TCP/IP)"属性中记录本机的IP地址、网关地址及DNS地址.
(7)打开"网上邻居"窗口,查看对等网络上有多少台计算机连接在网上,然后将某个计算机中的共享资源设定为网络盘,并选择"登录时重新连接"选项.
(8)在"打印机和传真"中添加一台HPColorLaserJet4500打印机,将该打印机设置为默认打印机,并将其设置为共享打印机.
(9)在Office的Word中新建一个文档.
在文档中插入一副剪贴画,版式为四周型;设置该文档的标题居中,三号字,黑体加粗,红色;正文内容四号字,楷体,行距1.
25倍,首行缩进2字符,黑色.

(10)利用Office的Excel图表功能创建一个饼图,将该图插入到前面的Word文档中.
1.
3.
2任务2测试Internet连接1.
实训要求本实训任务通过系统相关命令对Internet的连接状态进行测试,查清网络不通的原因,并及时解决网络连接问题.
要求熟练掌握Ipconfig命令、Ping命令和Tracert命令的使用.

2.
实训步骤(1)选择"开始"|"程序"|""|"命令提示符"命令,进入Windows系统的命令行窗口(亦称DOS界面)或选择"开始"|"运行"命令,在"运行"对话框中输入"cmd"进入命令行窗口.

(2)在命令行窗口中输入"ipconfig/all",查阅所用计算机的主机名、物理地址、IP地址、子网掩码、网关和DNS.
(3)在命令行窗口中输入"ipconfig/all>>d:\myip.
txt",将TCP/IP的所有信息保存到D盘的myip.
txt文件中.
(4)在命令行窗口中输入"ping本机IP地址",此命令被送到计算机所配置的IP地址.
(5)在命令行窗口中输入"pingwww.
qq.
com",用于检测DNS服务器.
(6)在命令行窗口中输入"tracertwww.
qq.
com",查看本地计算机到目标计算机"www.
qq.
com"的路由.
(7)在命令行窗口中输入"tracertwww.
qq.
com>>d:\myrt.
txt",将屏幕显示的内容保存到D盘的myrt.
txt文件中.
1.
3.
3任务3网络搜索与下载资料1.
实训要求本实训任务的目的是在网络上搜索自己需要的资料,并下载到本地硬盘保存,以备日后使用.
2.
实训步骤(1)进入百度(baidu)、谷歌(google)或即刻(jike)搜索引擎网站.
(2)搜索并下载"qq2012正式版",保存到D盘的文件夹中.
(3)搜索与自己专业相关的论文并保存到D盘的文件夹中.
(4)搜索自己喜欢的图片并保存到D盘的文件夹中.
(5)搜索自己喜欢的歌曲并保存到D盘的文件夹中.
(6)搜索自己感兴趣的视频并保存到D盘的文件夹中.
1.
3.
4任务4QQ与微博客使用1.
实训要求本实训任务的目的是让读者熟练掌握网上即时通讯软件QQ的安装、设置与使用方法,掌握文件传送、QQ群及屏幕捕捉技巧,熟悉微博客的注册和使用.
2.
实训步骤(1)申请QQ号码,在腾讯QQ网站上完成,网址为http://zc.
qq.
com.
(2)安装QQ2012正式版.
(3)登录QQ,添加好友.
(4)与好友进行文字聊天.
(5)完成屏幕捕捉并保存图像文件.
(6)创建一个好友群,并邀请好友加入.
(7)注册并开通微博客,在新浪网站上完成,网址为http://blog.
sina.
com.
cn.
(8)发微博.
1.
4项目小结计算机技术是世界上发展最快的科学技术之一,产品不断升级换代.
当前计算机正朝着巨型化、微型化、智能化、网络化等方向发展,计算机本身的性能越来越优越,应用范围也越来越广泛,从而使计算机成为工作、学习和生活中必不可少的工具.
本项目通过对办公自动化及其相关知识、电子政务与办公自动化的关系、个人计算机及计算机网络技术、办公自动化系统平台技术的介绍,使读者熟练掌握Windows操作系统、Office办公软件及浏览器的使用,熟悉并掌握Internet的连接测试,熟练掌握从互联网上搜索并下载资料的方法,熟悉QQ软件和微博的使用方法.