传真如何解决服务器上传真机的系统问题

TraFax Server传真服务器高效传真解决方案

目 录

背景………………………………………………………………3

系统概述…………………………………………………………3

主要功能及其应用………………………………………………4

系统主要特点和优势……………………………………………11

拥有TraFax Server您将赢得什

么……………………………13

传真服务器与普通传真机相比的成本优势……………………14

系统需求…………………………………………………………15

技术支持…………………………………………………………16

TraFax Server版本系列………………………………………

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如何配臵和购买合适的传真系统………………………………19

典型用户……………………………………………………26

典型用户案例……………………………………………………29

1.抗洪旱防风患三防办电脑传真提升天灾应对力

2.北汽福田汽车股份传真系统应用经典案例

3.TraFax中国万网的传真枢纽

4.拓敏TraFax S erv er推动飞力国际货运管理

5.经济发展遭遇资源紧 现代办公必须颗粒归仓

TraFax S erver高效传真解决方案

背景

在众多通信工具之中传真因具有快速安全直观的特点在企业办公工作中已成为无法取代的重要通信工具。

据统计 “1996年全世界的传真量是3.5亿页到2000年传真量翻倍达到7亿页。其中亚洲增长最快到2000年每年发传真的总量3.25亿页几乎占全世界的一半。亚洲有很多地区和不同的语言亚洲的文字更图形化这使通过传真发送手写材料比交谈效率更高。中等规模公司平均每年费为3700万美元而41花费在传真上。”

随着企业信息化建设的普及网络及各种办公软件得到了广泛地应用但传真至今仍旧是一种尚未被集中管理起来的资源企业通常使用各种型号的传真机、安装了传真M o d em的台式机或笔记本来发送或接收传真。安装在不同部门的传真资源不能得到均衡地配臵和使用 同时也带来管理上的混乱。

市场统计很多公司正在转向基于软件的解决方案。从1995年到1997年基于Windows的传真服务器软件市场增长了10 根据IDC 1997 。使用传真服务器来管理他们的传真流量已经成为越来越多的公司的明智之选。

系统概述

TraFax Server是基于网络的B/S与C/S协调统一的传真系统它充分利用网络资源使用户可以直接在自己的电脑桌面上收发传真就象收发Email或打印文件一样简单。

建立在TraFax Server传真服务器上的传真经济高效。再也不必排队等候打印机、复印机或传真机的工作 因为您可以通过网络将您所需要发送传真的文件直接传送到TraFax Server 由TraFax S erver发送出去。再没有人会担心传真是否已发送成功您可以放心去做其它更有意义的工作。传真到达后不需要经过人工分发 由TraFax S erver按预定的方式自动分发到接收人的传真信箱中和Email信箱中减少多余的环节缩短信息传递时间使传真尽快得到处理 同时增强了传真的性。 电子文档直接传真可节省大量的资源包括人力、纸、打印、通信费用、维护费用等等从而减少成本。

TraFax Server为企业提供了智能高效低成本的传真服务包括智能Intern et网络技术的使用给我们提供了更多的选择 TraFax Server基于Intern et的技术方案是一种综合性的手段由于支持Web和Email开放的标准TraFax Server使得用户很容易选择他们喜欢的通讯方式。 由于运用I nternet技术降低成本且管理方式灵活收发传真变得更经济而对用户和传真接收者不会带来不便。 TraFax Server致力于基于Intern et最大限度地为您的企业提供新的机会智能化的低成本路由 TraFax Server Email Gateway及TraFax Server Web Cli ent。

主要功能及其应用

 地址簿管理联系人信息

TraFax Client(Web Client)传真地址簿管理联系人信息。发送传真时直接从

地址簿中选择收件人信息 TraFax Server在发送传真时自动生成包含联系人公

司名称传真的传真封面。

您还可以将联系人分成组当您要给一组联系人发送同样容的传真时选择相应组作为收件人即可。客户端程序的地址簿为用户提供多种地址簿数据库的导入/导出功能如支持从Microsoft Outlook通讯簿导入联系人信息。

 个性化的传真封面自动生成

传真封面是一个包含发件人收件人传真主题及其它相关信息的附加传真页面。您可以设计自己喜欢的传真封面。发送传真时TraFax Server自动生成包含发件人收件人详细信息及传真主题容的传真封面并连同传真文件一起发送给收件人。

 传真文档自动转换

TraFax Server文档转换功能负责把用户要发送的文件转换成标准传真格式的TIFF文件。

TraFax Serv er提供了两种自动转换方式

任何Windows程序产生的文件通过打印到TraFax Printer系统自动将文件转换成Tiff格式。

作为附件doc、xls、pdf、html、rtf、 txt、 jpg等格式的文件直接发送到TraFaxS erv er。这些文件将在服务器端被自动转换成传真格式。

 TraFax view er传真浏览器

TraFax Client臵传真浏览器您在发送或接收传真时可预览传真。您也可使用TraFax Viewer方便地查看和编辑传真。您可对传真文件进行编辑如插入文本加上批注加盖印章等然后发送或转发给其他人。

TraFax viewer传真编辑工具还提供了传真"分割"功能如果接收到的一个传真文件有多页并且这些不同容的页面可能需要转发给不同的部门这时可以使用传真"分割"功能将这份传真分为几个传真文件分别保存或转发给不同的部门。 传真信史通知

传真信使负责向客户端报告收发传真的信息当您发送传真后不久您将收到传真信使的报告容包括传真是否发送成功、发送传真的日期时间、传真页数、传真主题等。当您有新传真时传真信使也会自动提醒您有几个新传真要接收。

传真通知还可以是Email和手机短信的方式用户可以选择自己需要的方式接收传真信史通知不再受时间可空间的限制。

 TraFax Server语音功能

TraFax Server充分利用传真板卡的语音功能提示用户接收传真和输入传真信箱。

TraFax Serv er在发送传真时如对方是人工应答系统可以自动播放语音提示请求对方接收传真从而提高了传真的成功率。

TraFax Serv er应答后 自动播放语音提示请求输入传真信箱以便确认传真接收人。

 发送传真

从TraFax ClientWEB Client Internet客户端POP3/SMTP 扫描仪发出的传真请求通过TraFax Server传真服务器发送传真的过程。

最佳成本路由选择

TraFax Server支持传真和Internet网络传真。TraFax Server智能化的路由选择是指在满足传真发送及时可靠的前提下尽可能的节省通信费用。TraFaxServer采用智能最佳成本路由选择方法更灵活的利用I DD I P专线 Int ernet网络发送传真从而实现在达到满意的传真效果的同时降低通信成本。TraFaxServer提供的智能路由选择不是简单的按照对方传真来决定用I DD I P还是Internet网络发送传真。 TraFax Server在接收到发送传真的请求后会判断传真,待发日期时间,传真件的优先级别和传真源。然后,按预定的拨号规则选择最佳成本路由优先发送传真。

定时发送传真

TraFax Server可按客户端指定的时间发送传真。用户可选择传真线路较空闲的时间或费用优惠的时间段发送大量传真对于发送国际传真使用定时发送功能可解决时差问题。

传真群发

一次操作就可将相同容的传真文件发给多个不同的地方在发送传真时通过指定多个或一组联系人作为传真接收人发送传真即可实现传真群发。

TraFax Serv er还提供了群发传真信息文件的导入功能如Excel表格导入。传真失败自动重发

TraFax Server竭尽全力保证每一个传真都能成功及时的发送到目的地. 。因对方占线无人接听导致传真失败系统自动重发或者改用接收人备用传真发送传真。

对于因线路质量导致的传真中断系统可以自动重发失败页。由于IP网络故障广域网失败引起传真路由不通导致传真失败系统自动选择其它备用路由重发传真。

传真签审

重要的文件如合同报价订单只有经过有关部门审批过传真才可以发送出去。

取消待发传真

用户可以取消自己提交的发送传真任务如果这个传真还处在待发状态。 接收传真

TraFax Server可将接收到的传真自动分发到员工的传真信箱和Email信箱。系统可以选择DID/DTMF、CSID、Caller ID或按进入线路进入的日期时间来确认传真的正确接收人。当某个传真不能确认接收人时被分发到一个默认的传真信箱 由专门的分发人员预览传真后转发给正确的接收人。

传真接收人可以通过TraFax ClientWEB Client Intern et客户端接收和查看传真。

DID/DTMF----基于对方接通传真服务器后所拨的DTMF(传真信箱)或通ISDN/DID传送过来的确认接收人。给每个员工分配一个传真信箱对方在发送传真时按TraFax Server播放的语音提示输入传真信箱发送传真系统将传真文件自动分发到相应的信箱中增强了传真的性和及时性。

CSID/Caller ID----按传真服务器接收到的对方传真标识CSID或来电显示主叫(Caller ID)确认接收人。

Chann el----在系统有多条传真线时按传真进入的线路指定接收人。

Date/Time----按收到传日期/时间指定接收人。

接收信箱中的传真

TraFax ClientWEB Client接收您信箱里的传真浏览传真容编辑传真主题可建立多个文件夹并将传真文件用拖拉的方式放入文件夹中便于分类管理。查看及转发传真

您也可使用TraFax Viewer方便地查看和编辑传真并对传真文件进行编辑如插入文本加上批注加盖印章等然后发送或转发给其他人。

接收到的传真自动打印

TraFax Serv er接收到的传真还可以自动发送到指定的打印机打印出来作为硬

拷贝保存。

 传真自动回复

Trafax on Demand是一个能够提供24小时自助式传真服务的功能模块。客户用传真机拨通Trafax on D emand传真回复系统热线在系统语音的引导下输入资料编号后按下传真机上的"St art"键即可得到所需要的传真资料。整个过程简单快捷无需人工干预提供的服务完全不受地域和时间的限制。使用Trafax onDemand传真回复系统可以节省您的时间和金钱。

 Email Gateway

Email Gateway能将TraFax S erver服务器和您现有Email管理器结合在一起。 如果您有一个SMTP/POP3服务器如Lotus Notes、VPOP3、 Sendmail等  TraFax Server Email Gateway使您可用自己熟悉的Email工具如Outlook、 foxmail、 Notes Client等收发传真。

TraFax Server接收到给您的传真后将传真以附件的方式发送到您的Email

信箱中的正文记载着传真的接收时间和其它相关信息。发送传真只需要将传真文

件作为附件并按TraFax Server规定的格式填写主题发送到TraFax Server

指定的。

 Web Client

TraFax Web客户端使您能够通过浏览器收发和管理您的传真文件。无论是在办公室,家里,或世界的另外一端,只需要在浏览器中输入传真服务器的地址,就可以登陆访问您已发送和收到的传真。您可以尽情享受因特网和企业部网所带来的便利。

Web客户端在设计时就考虑到遵循HTM L开放标准,TraFax Web客户端完全没有跨平台兼容问题. 您可以在Windows,Macintosh,UNIX或者任何支持Web浏览器的平台上收发传真。

Web客户端与Fax Client具有同样的传真功能使用是非常方便用户不需要安装传真客户端软件通过W eb浏览器就能完成传真收发传真管理等事情。 TraFax Server API开发接口

TraFax Server提供一套COM组件开发接口 COM API TraFax Server能够与企业的其他业务系统平滑集成从而达到传真系统与其他应用系统的协同工作提高办公效率。

 IPLink

使用TraFax IPLink可将企业分布在全国或全球的TraFax Server通过国际互联网或企业互联网连接起来这样传真被传递到离目的地最近的传真服务器上后才发送出去从而将国际国传真费用减少为本地传真费用并且将企业部用户之间发送传真的费用减少为零。 使用TraFax IPLink带来的好处是显而易见的,它能为企业节省大量长途费用而且用户使用也非常方便 因为用户不知道也不用关心传真是通过传统线还是IPLink发送出去的并且用户也不用改变原来习惯的传真。

使用TraFax IPLink通过设臵多条连接规则LinkRule能够实现强大的网络传真功能:

最低成本路由Leaset Cost Routing

冗余备份路由(Redundancy)

服务器负载均衡(Load Balancing)

自动错误识别和重发(Automatic Error Recognotopn and Re-Routing)自动接力传递(Automatic Relay Routing)