单据财务人员对报销单据审核要求及处理办法

财务人员对报销单据审核要求及处理办法

财务人员对报销单据审核要求及处理办法

财务人员对报销单据审核要求与问题

【摘要】 :对原始单据进行审核是会计主管工作的必经程序和重要环节,审核细致、到位可有效提高工作效率。

对报销单据进行审核是会计人员工作的必经程序和重要环节,审核细致、到位可有效提高工作效率。

总的来说,主管会计审核的重点主要有

 、审核收入行为和内容是否合法、收入数额是否全部上缴.收入数额、进度是否执行了有关合同和协议规定.

2、支出行为是否经批准,支出项目是否超授权范围。

 、支出内容是否真实、合法,是否有预算和用款计划支出金额是否超预算、超计划。

4、支出单据是否合规。

5、核准经手、初审、审批、审定的程序和手续是否完备有关人员是否签字。在实际工作中应具体从以下几个方面把握:

一、审核原始单据粘贴、填报是否规范

1、原始单据需粘贴在原始凭证粘贴纸上从装订线右边开始粘贴注意粘贴时保持左边单据在上,右边单据在下顺次粘贴。单据粘贴应平展、整齐,不能超出粘贴纸边缘。

2、打印费清单应贴于其对应发票之后 固定资产增加凭单、招待费和会议费呈请单等均需与所对应发票粘贴在一起。

 、交通费报销单、差旅费报销单填报时应注意:

①报销日期、所附单据张数、起止日期、起止地点、报销人签名等是否填写齐全;

②大小写金额是否一致

③交通费报销单后附的路桥费是否在报销单填写的起止日期和起止地点范围内

④差旅费报销单后附的车票、餐费发票、住宿费发票是否在起止日期和起止地点范围内

⑤外出开会和外出培训差旅费支出还需附有会议通知或培训通知。通知文件应另行粘贴在原始凭证粘贴纸上 附在差旅费报销单据后面,差旅费报销单上填写的单据张

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数应包括通知文件张数

⑥一次出差涉及不同部门的应由主要部门汇总统一填报(防止发生的共性费用分摊不均造成个别差旅费超标).

4、原始凭证汇总表填报时应注意:①按支出类别分类依次填报,并分类粘贴②填报日期、填报单位部门、摘要、科目、附件张数等应填写齐全③大、小写金额应一致;④注意单位领导审签及报账员签名是否齐全.

 、票据附件是对票据内容的重要补充和说明。主要包括一般性、消耗性支出的“清单”或“附表”工程或设备支出的合同协议、监理付款凭证、验收证明书、定案单(审核意见书、审核决定书 ,会议费支出的会议通知、会议呈请单、与会人员签到表、酒店结算清单接待费支出的接待费呈请单、接待用酒审批单差旅费支出的外出人员审批单、参加会议的会议通知(邀请函、领导批示的电话记录拨款支出应附有经领导批示的资金或资金补助请示文件政府采购支出应附政府采购申请表、协议供货通知单政府采购中心采购、合同或协议部门采购)、政府采购物品工程验收单等应一并附在相应的单据后面。原始凭证汇总表附件张数填写时应注意按每类支出单据张数和所对应的附件张数之和加计填列.

例如:固定资产增加凭单、政府采购申请单、购买物品清单、招待费呈请单、会议费呈请单和会议通知文件、会议签到单、会议消费清单都应计入所对应支出类别的附件张数中。

因差旅费报销单和交通费报销单上已填写了后附单据张数,所以在计算原始凭证汇总表附件张数时不再加算差旅费和交通费报销单后附的单据张数,而是将每个差旅费报销单、交通费报销单及其所附单据视为1张计入原始凭证汇总表附件。

二、收费单据审核

具有收费职能的单位或部门,对所开具的财政收费票据应注意审查:①是否有经收人或制单人签名②开票日期、执收单位、执收项目、缴款人、收费标准等栏目是否填写齐全③收费金额大小写是否一致④执收编码、执收项目及收费标准是否对应一致⑤收费标准是否符合收费许可要求有无误收、多收、少收等情况发现错误应及时通知收费部门补正。

三、支出单据审核

1、对单位取得的外来支出单据应审核是否为合法、合规的票据。 目前财政机关监制的票据有非税收入收据(包括手写和定额两种、非税收入缴款书、罚没收入票据、

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往来款结算收据、社团收费、医疗机构收费专用票据、接受捐赠统一收据等税务部门印制或监制的票据主要有国税务部门的商业零售发票包括机打和定额两种、工业销售发票、商品批发发票、维修业专用发票、增值税普通发票、代开发票等地税务部门的服务业适用加工承揽、建筑、交通服务、租赁、餐饮住宿业务)统一发票包括机打和定额两种、餐饮住宿专用发票包括机打和定额两种)、邮政通讯业专用发票、广告业专用发票、报刊发行业专用发票、保险业专用发票等.

对这部分外来原始单据应注意①是否盖有出票单位印章(注意与税务局印章区分 ;②是否有经收人或开票人签名③日期、付款人名称、品名或项目名称、数量、单价是否填写齐全;④金额大小写是否一致⑤注意经济事项发生的时间顺序与票据号码顺序排列是否一致⑥注意区分国税、地税发票的适用范围。例如:购买办公用品、食品等取得的发票应是由国家税务局监制的商品零售业统一发票注意菏泽市内购物发票号码应是“  37 7**”号段,济南市购物发票号码是“1 701**"号段打印、刻章、制作会议条幅、 出租车票、宾馆住宿费、招待餐费、会议费发票应是由地方税务局监制的统一发票。可通过发票上端的椭圆型发票监制章和发票左端的发票印刷字号竖行小字进行辨别。

 、对单位自制原始支出凭证的审核。 内部自制凭证主要包括交通费报销单、差旅费报销单、领(付)款单、劳务报酬(咨询、论证、评审、验收等)发放表、会议费呈请单、接待费(工作餐)呈请单、原始凭证汇总表、收入(支出)汇总表等.

审核这些单据时应注意

①加盖单位公章或科室公章

②注意日期、发放款项内容、领款人签名是否齐全

③大小写金额是否一致

④是否有制表人或经办人签名.

⑤采用领款单领取款项的,还应写明领款人住址,由领款人在签名处签字或盖章并按手印.

⑥对应代扣个人所得税金的,还应按规定扣税。

3、凡开具概括性内容的购买、消耗性支出如“办公用品"、 “食品"、 “劳保用品"、“电料”、 “配件”、 “维修费"、 “印刷费”等票据必须附盖有出票人公章的清单经办人在清单上签字确认。对大宗购物、非定点印刷等支出还应附相关政府采购手续.确因客观原因不能取得以上票据的零星支出如“装卸费”、 “零工费”、农贸市场购买农副产品等应使用单位统一印制的领付款单,严禁白条报销.

4、注意审查招待费支出、会议费支出是否附有经单位审批的呈请单,呈请单中的日

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期、地点是否与消费清单中的日期、地点相符会议费还要审查是否与会议通知上的日期、地点相符,是否附有会议通知文件和会议签到单.

5、注意审查差旅费报销是否符合规定标准有无漏报或错报公杂费、住宿费、伙食费、城市间交通费情况。

6、注意财务支出单据不得涂改、挖补发现原始凭证有错误的应由开票单位重开或更正更正处应加盖出票单位印章。从外单位取得的财务支出票据如有遗失,应取得原开票单位盖有公章的证明并注明原票据的号码、金额和内容等,由经办单位报账员、财务负责人和单位领导人批准后才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的如火车、轮船、飞机票等凭证 由当事人写出详细情况,由单位报账员、财务负责人和单位领导人批准后代作原始凭证。

以上单据凭证都须经单位负责人、财务负责人签字后才予以报销。财务工作是一项很严谨的工作,财务体系、财务制度都具有严谨性数字与数字之间存在许多勾稽关系,账账、账表、账实相符是对财务工作的基本要求。

在做账过程中一处差错往往会导致另一处差错财务人员必须具备查账、找错的基本功。俗话说: “做账容易查账难” .避免账务差错的产生可以先从做账及时性着手对现金日记账、银行日记账等资金类账户,做到日清月结每日核对账款是否相符,发现问题及时查找。对于月末汇总的如原材料出库单、库存商品出库单等,在输入各管理软件或表格时记载日期、单据号等原始信息便于日后查找,对单据数量较多的分次分批输入和核对减少初次录入时产生的差错。 出现差错当月及时查找缩小范围,找出重点并在实际工作中注意不断的总结,收集和积累经验。