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[摘要]本文简要介绍了商务英语电子邮件的格式提出了邮件正文写作应该遵循的五C原则即Correctness 准确 、 Conciseness 简洁 、 Complete 完整 、 Clarity 清晰和Courtesy 礼貌原则。

[关键词]商务英语电子邮件格式五C原则

商务英语电子邮件以其方便快捷在现代商务活动中起着重要作用。商务往来中的电子邮件代表着公司的形象显示着公司的水平和实力直接影响到客户对公司的评估。所以商务电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。据调查约有88%的互联网用户使用电子邮件 而在商务领域中约有90%的员工通过电子邮件的形式来联系公务。随着全球经济一体化的发展 商务英语电子邮件的写作越来越受到重视本文将着重探讨商务英语电子邮件写作的格式和应遵循的相关原则。

一、商务英语电子邮件的格式

常见的商务英语电子邮件包括以下五部分①写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。②标题Subject 。③称呼

Salutation 、开头Beginning 、正文Body 、结尾句Ending 。④礼貌结束语

ComplimentaryClose 。⑤写信人全名 Writer’sFullName 、写信人职务及所属部门

Writer’sTitleandDepartment 、地址Address 、 电话号码Tel 、传真Fax等。其中邮件主题应体现邮件主旨要引人注目、意思明确最好为名词或动名词短语称呼礼貌得体符合商务英语写作习惯如不知对方姓名只知头衔可用“Dear+Title”作为称呼如只知对方姓名不知性别可用“Dear+全名”如邮件为一封通函则用“DearAll”作为邮件称呼正文应结构清晰便于阅读如正文内容较长可使用小标题、小段落或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。

二、商务英语电子邮件写作应遵循的五C原则

商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五C原则即Correctness 准确 、 Conciseness

简洁 、 Complete 完整 、 Clarity 清晰和Courtesy 礼貌原则。

1.准确原则

由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系其准确性对商务管理与沟通至关重要。具体而言不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误电子邮件内容还要叙述准确以免引起误会纠纷。

2.简洁原则

简洁原则是商务英语写作最重要的原则指在不影响完整性和礼貌性的前提下尽量使用简单句子和简短词语。一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写作者的时间也会给阅读者带来不必要的麻烦故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。

在具体写作中商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了有大量省略句和不完整句。其词汇特征是用语简洁语言简明扼要。

另外 为了节约时间和空间 电子邮件中可使用缩略语如U表示you Pls表示pleaseInfo表示information Qty表示quantity P\C表示piece L\C表示LetterofCredit 信用证  FOB表示FreeonBoard 离岸价格 。

例

1.ItisverydifficulttosellmanholecoversinFrance.ThisproductmusthavethequalitycertificateissuedinFrance.

例2.Price:FOBShanghaiUSD 1.96\PC.

例3.Hopeyoucanacceptit.

例中的两个单句具有明显的因果关系但写作者并不使用表达因果关系的连接词如since、 because这种舍长句、复合句选短句、简单句喜并列、弃从属的句法特征在商务英语电子邮件写作中十分常见。例中缩略语的使用例中不完整句的选择反映了与普通商务信函相比 商务电子邮件更倾向于非正式文体更为口语化。

3.完整原则

商务电子邮件内容应力求具体、 明确、完整提供读者所需要的信息尤其像报盘、询问贸易条件等需要回函的电子邮件更需要清楚完整 因为只有包含具体信息的邮件 才能达到良好的沟通效果。邮件是否完整可以用5W1H来检验即who,when,where,what,why和how。

4.清晰原则

商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚用词准确。具体表现在

(1)结构方面尽量使用短段落。分段的格式使文章条理清晰看起来更容易理解。必要时使用主题句 因为主题句的使用可以使邮件内容更加一目了然否则如果一篇较长的电子邮件通篇只有一个段落即使用词简洁、准确也会让读者产生厌倦不愿读下去。

(2)词汇方面用词要肯定准确切忌使用语义模糊、模棱两可的词或词组,以免产生歧义,造成误解延误商务沟通和贸易。

例1.Thefiguresshowasignificantincrease.

例2.Wewilldeliveryourgoodssoon.

例中“signi fic ant”一词意为“明显的、不小的”语义模糊故可以用具体数字替换。例2中“soon”表示“不久、很快”语义不明确没有指出具体的供货时间可改为具体的年月日。

5.礼貌原则

商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则。鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败,买卖双方应十分注意措辞方式,要婉转、礼貌,使对方容易接受。在写作电子邮件时 可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点提出要求。

例

1.Ifitisnotforthelargerorderswereceivefromanumberofourregularcustomers,wecouldnothavequotedforsuppliesevenatthatprice.

例2.Iwouldappreciateitifyoucouldgivemeyourbestquotationsfor65,000pieces.

例中虚拟语气和例中委婉语气的使用缓和了商务谈判的语气既明确了自己的立场又使对方的面子免于受损语气自然诚恳礼貌得体很容易为对方接受。

三、结语

随着国际商务活动的不断扩展商务英语电子邮件的重要性也日益明显。同时 电子商务的普及往往会让写作者忽视商务英语电子邮件应有的规范和格式难免会出现这样或那样的问题。然而准确规范的英文邮件不仅能反应写信人的英语及业务水平还可以体现写信人为人处事的态度和风格有助于建立良好的商务关系最终对达成贸易起到重要的作用。 因此有必要熟悉商务英文电子邮件应有的规范和格式遵循邮件的写作原则。参考文献

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