审批钉钉高效协同-提升员工自驱力

高效协同提升员工自驱力

俗话说一个篱笆三个桩,一个好汉三个帮,可见自古以来要做成一件事情,就是需要群策群力相互协同的。一个企业,一个团队要取得好的业绩结果,也一样离不开高效的协同。

在讲协同之前我想先问一个问题部门之间或员工之间要高效协同,形成合力,最重要的因素是什么那就是作为个体的每一个员工都有明确的目标,积极努力,自觉自发的参与到其中。因此,我们首先需要的是员工的自驱力,有了自驱力才能够形成高效的协同快速拿结果。

这里有一个比喻,我们以前常说火车跑得快,全凭车头带。在这样的组织中少数的管理者非常辛苦,不断的在思考,在创新,而大多数的员工则扮演者执行者的角色,缺少主动性,需要被外力牵引才能前进,这显然不是最高效。后来我们有了动车,动车和传统的火车最大的区别就在于动车的每一节车厢都有动力,在车头的带领下能够形成目标一致的合力,创造出更好的结果和体验。那么如何让一个组织中的每一个人都变得愿意思考,不断学习,不断创新呢我相信您一定知道阿里巴巴这家公司吧从8个人创业开始,发展到如今员工将近600 人,市值超过4 0亿美金,成为亚洲市值最高的公司。我家就住在阿里巴巴园区附近每天晚上1 点、 11点回家,阿里办公大楼还是灯火通明。在没有接触钉钉之前,我也很疑惑是什么让这里的员工如此努力的工作。后来,做了钉钉才知道,阿里人之所以努力是因为阿里巴巴拥有平等公开透明的工作方式。

阿里巴巴的员工之间虽然有层级的区别但是彼此都是称呼同学,没有人叫领导。他们每一个人都有一个花名,工作的时候用花名,生活的时候用真实姓名。这样的文化,不仅让拉近了员工之间的距离,让工作变得非常有趣,还实现了生活和工作的分离。钉钉的设计理念源于阿里巴巴的工作方式,因此钉钉倡导生活和工作的分离,非常重视公司内部的人员平等。

一、钉钉审批实现平等的工作关系

在钉钉的协同功能里有一个企业内部常见的工作模块叫做审批。我想先了解一下 咱们公司的审批现在是怎么来完成的?

目前常见的审批模式有两种,一种是线下的纸质审批,一种是基于A系统的线上审批。

纸质审批常见问题:

1、 审批发起人不清楚审批流程要花大量的时间确认;

2、 员工要打印审批单拿着审批单到处找人签字关键领导要是不在

还要等领导回来才能签字,时效性非常低下

3、 纸质审批结束后为日后审计还需存档不仅要找专人和场地来管理,而且查找起来非常不便利;

4、 对于审批人来说,无法及时查看过往的审批记录,容易产生工作失误

O系统审批的常见问题:

1、 系统需要在内网环境下从PC端发起,无法做到随时提交随时审批;

2、 部分OA实现了移动审批的功能,但是需要按使用账号的数量来收取费用,经济成本过高;

3、 O系统提交后对于审批人的提醒方式单一容易出现审批被遗忘,工作效率无法得到根本的提升。

从这两种审批方式,我们发现一个共同点在传统的审批流程中审批的发起者一支处于弱势,他们作为最需要拿到审批结果的人,却无法主导审批进度,在员工之间显然不够平等。

钉钉的审批功能将审批流程搬进了手机让企业里的每一个人都可以随时随地的发起和完成审批 审批流程支持自定义,而且这个功能是完全免费的,让企业零成本零门槛的实现办公流程的标准化和线上化。

1、 在钉钉的工作页面点开审批就可以一目了然的看到所有的审批流程,只要根据业务需要找到对应的审批流程即可。从此新员工再也不会因为不知道审批流程到处问人,前台、人事、财务、行政也不会再无休无止的重复回答一样的问题了。【演示打开审批介绍审批总类】

2、 审批提交后审批人可以随时随地的完成审批不会再出现拿着审批单找人签字情况。此外,审批的发起人还可以清楚的看到审批等待的时长,如果事情非常紧急还可以通过Dig的方式进行催办,提醒审批人尽快完成审批保证了发起人对于整个审批流程的掌控力,实现了员工和管理层之间的平等。 【演示提交审批的过程及催签】

3、 审批流程线上化后,所有的审批记录留存在系统中,不需要再安排专人和场地来做保管,审批记录查询也变得非常简单快捷,解决了纸质审批留存、管理和查找的问题。 【演示审批查找、筛选】

根据我们这么多时间的测试和跟踪发现,使用移动化的审批后,效率至少提升6倍以上。不仅如此很多公司的钉钉管理员告诉我们,使用了审批后还有审批以外的收获。

【小结】审批线上化的过程,本身就是一个跨部门协同和流程优化的过程,在这个过程中,部门的职责被精准定义,各层级的权限也会被再次明确,这样的好处不仅仅是审批更加高效在公司任何项目和部门协同的时候都会

起到重要的推动作用,把公司变得更加优秀。其次,我们还发现,由于审批过

程线上化,所有审批节点都展示出来,效率高低清晰可见,这会促使负责审批

的管理层自发快速的完成审批。毕竟谁也不想成为效率最低的管理者。同时,

从管理归属的关系上来看,以前的管理层只被他的上级管理和监督,现在员

工也可以对管理者形成一种监督机制,在双重的监督机制下,管理者的自驱

力和责任心也将被进一步激发。

最后,实时证明在平等、公开、透明的工作环境下,人们的自驱力将会不

断被激发,不断提升。

【案例】西贝餐饮集团在北京和上海都有总部,门店分布在全国。公司以前都是采用纸质审批需要把审批文件打印在纸上,再逐级找人签字。因为组织架构比较分散,有时一个文件审批下来要好多道程序,耗费很长时间,十分影响办公效率。通过钉钉的审批,各个审批环节都电子化,责任人手机上即可处理没有及时审批还可以催签。而且审批文件电子存档审批凭证保管查找方便,合规化。现在请假、合同、厂商报销等审批流都在钉钉进行。财务、法务在钉钉上的流程为必要流程,流程不通过钉钉提交,财务、法务不受理。与此同时,主管在审批时可以利用碎片时间,随时随地审批,工作效率大大提升。

二、可视化管理外勤人员

【开放式提问】 X总我们公司目前异地的工作人员和外勤(销售)人员多吗是通过什么样的方式来管理的 外勤人员的工作性质决定了他们的工作地点必然不能够固定,不但不能固定,而且会频繁、大量变化因为他们的主要工作内容就是到客户的位置去拜访,所以传统的考勤方式并不适用。

有一些公司是在各地都设办事处的。员工需要先到办事处去打卡,然而各地的办事处都由总公司统一来管理,每一个月都需要将多个办事处的考勤记录汇总到总公司,指纹打卡机的数据需要人工从打卡机中读取,很多办事处根本就没专门的行政人员负责,而且考勤机读取出来的数据也可以人为进行修改。这么一来,经考勤数据的真实性就会大打折扣。

据我们调查,一般外勤人员多的或者是各地分支机构多的公司, 目前大多数采用以下的考勤管理方式:

1、在办事处设置指纹打卡机,并由办事处人员定期将考勤数据回传到总部。

 、电话报岗。要求业务人员用办事处的固定电话,或者是客户的固定电话打回公司行政部门的专门人员进行报岗,因为固定电话是显示区号的或者说办事处的电话号码和客户处的固定电话号码是相对固定的,这样就能最大限度保证外勤业务员在应该上班的时候能够达到办事处或者是客户处。

3、提交工作场景照片并对照片进行抽查。

然而这些考勤的方式,都是存在着弊端的。

 、打卡机的弊端是读取出来的数据能够进行人为修改。

2、网上出现的网络电话可以自主设置接听方所显示的来电号码,让电话报岗的客观性就无法保证了。随着现在固话用的频次越来越少,有时候客户那里根本没有固定电话,这样一来电话报岗的条件就不具备了。

3、工作场景照片更是无法保证其真实性,而且抽查还存在一个几率问题会让员工抱有一定的侥幸心理。

那么,对于异地工作人员和外勤人员的考勤有什么更先进的工具吗 答案就是使用钉钉的签到功能。

钉钉的签到功能只要一个手机就能完成,不需要而外的设备。签到时,系统会自动定位员工的地理位置读取签到的时间。地理位置支持微调最远只有1500,我们都知道微信也是有定位的,但是它的定位可以随意选择,并不适合做外勤的考核。而钉钉显示的时间是基于云端服务器上的时间,员工无法修改,确保了签到地理位置和时间的真实性。签到后,可以要求员工拍摄照片照片上会自动标注签到的时间和地点,而且这样的照片可以设置为只能现场拍摄。这么一来就再也不用去核实照片的真实性了。 【演示操作整个签到的过程】

此外,钉钉的签到还有一个足迹的功能,在足迹的地图上可以看到每一个人的签到次数和地点。对于外勤人员来说,这是一个公开、透明、量化工作内容的利器。通过使用签到的企业我们发现,签到数据不仅管理层看得到,员工之间是可以看到其他人的签到次数的。员工会很自然的对比自己工作的努力程度在团队中处在一个什么样的位置毕竟谁也不愿意在团队中垫底。对于那些签到比较少业绩又不好的员工就会形成一种无形的压力。他们会增加自己拜访客户的次数即使业绩不好,也希望别人可以看到自己的努力。当然,也可能出现一些没有任何变化的员工,这个时候,我们的管理者就会马上介入,了解员工内心真实的想法作出相应的管理决定。

【小结】钉钉的签到可以帮助企业的管理人员加强对异地人员及外勤人员的管理力度,保证异地管理数据的真实性。通过公开,透明的工作方式,在团队内部形成一种相互竞争的良性氛围,激发员工的自驱力,从而提升团队及个人业绩。

签到既是一种考勤方式,也是过程管理的重要组成部分。作为管理者,知道员工去了哪里是拿到业绩结果的第一步,更重要的是能够清楚的知道员工做了什么,今天跟昨天相比,是否变得更加优秀。

三、激发组织成长,建立团队标杆

【开放式提问】 :我想再了解一下 目前我们的管理者是通过什么方式知道员工每天做了什么?他们遇到了哪些问题,对于业务有哪些思考的

据调查显示,  %公司要求销售人员写日报(周报) ,但是有一小部分销售认为写日报是没有用的这是为什么呢?回顾一下我们每天都会经历的场景吧下了班,一身的疲惫,还要写“八股文”日报,努力回忆一天零碎的工作,都是重复的事好像也没什么可写的,料想领导也不会细看,随便写个流水账交差即可烦烦烦员工写日报不走心更不用说看日报的领导了,久而久之,大部分企业的日报都成了摆设。

我们为什么要写日报?销售写工作日报又是一件很重要的事情初衷无非是两点:一是工作内容的基本汇报,归纳来说,即工作的过程、工作的成果、工作中遇到的问题、希望得到的支持。很多大企业如可口可乐至今雷打不动地延续着销售日报的做法,足以见得上下沟通的重要性。

二是个人周期性的总结。总结的周期建议以日为单位过去有许多企业喜欢写周报,结果就是到了总结的日子不记得这一周具体做了什么,只能胡编乱造,领导看了也没有什么营养。因此不要觉得每天写日报麻烦在这一点上各行各业都如此每日总结每日有提高。这跟管理上的PC模型计划-执行-检查行动如出一辙。因此我们发现,写工作日报是有很有必要的,它可以帮助我们总结和完善工作。但是,传统日报过分讲究形式,让人难免觉得是形式主义,提不起劲;日报只写给管理者看,管理者看没看不知道也没有反馈,非常打击人的积极性。在移动互联时代我们可以随时随地在方寸之间连接一切,那么是不是更应该有一个让大家言之有物,甚至乐意去写日报的办法?

【开放式提问】 :X总我想了解一下,咱们公司平时的日志(周报是通过什么方式来提交的?您觉得效果怎么样?

钉钉的日志功能不仅包含了移动互联网的优势,还能让员工和团队在平等,公开透明的环境下,不断学习成长,变得越来越优秀。

首先,我们打开钉钉的日志,日志的模版支持自定义,可以满足任何公司的管理需求。日志功能嵌套在手机内,可以让员工随时随地填写,把最真实的情况及时记录到手机上,而且可以利用等待客户,乘坐交通工具等碎片化的时间来完成日志工作,不用占用员工下班后的生活时间,也能体现出公司在管理上的人性化思考。 日志写完了之后,可以添加附件,也可以添加照片,帮助查看日志的同事和管理者更加直观的了解工作情况。发送对象可以是个人,也可以是一个群组(部门点击提交之后,日志会自动进入个人和群组的对话框,提醒相关人员查看日志。这

样的设计,可以最大限度的提升日志的阅读几率避免日志发出后没有任何回应,从而导致员工积极性降低的事情发生。通过这样的方式,我们可以养成员工每日总结,每日思考的习惯。 【演示钉钉日志的填写和提交过程】

我们随机打开一个人的日志你可以发现,在日志主要内容的最下方,有一个提醒的文案。系统会帮你统计出哪些人交了日志哪些人没有交,不用再手工去做记录,同时如果你的员工知道系统会自动统计提交情况,他们肯定不会再有任何侥幸心理,一定会按时完成工作要求。 【演示日志提交统计设置】

写日志除了要养成员工自我总结的习惯,更重要的是希望员工之间能够相互分享,在团队内部形成主动学习的氛围。尤其是销售团队我们更要保证A员工的经验大家都知道,B员工的失误大家不要再犯。在日志的最下方,我们还可以看到已读人员的名单我们更可以追踪已读名单,查看哪些员工在认真学习别人的经验,哪些员工从来不关系其他人的分享。

作为企业的高层管理人员,您是否知道员工提交的日报、周报,他们的主管和经理有没有认真的阅读?是否有回复呢?现在用了钉钉的日志你可以从已读名单里就可以清楚的看到员工的日志,他们的管理者看不看;从评论板块也可以看到员工提出的问题和需求,他们的主管有没有给出建议和支持。这既可以帮助您快速发现管理中存在的问题,还可以通过已读和评论,给管理层形成一种压力。当所有的管理过程可以被公开,透明的展示出来的时候,不仅是公司高级管理层会看得到员工也可以知道自己提出的问题,主管有没有反馈。因此,一线管理者势必会更加努力的工作他们也希望自己的努力被老板看到。 同样的道理,员工也会因为管理层看得到自己的工作过程也变的更加主动,更加努力这样团队的自驱力就产生了。您可以试想一下,如果一线员工的日志得到了公司老总的回复,他们一定会觉得大受鼓舞而其他人也会更加认真对待自己的工作。与此同时只要我们的管理者及时做好标杆员工的激励,所有的人都会知道公司要什么样的人 自己要向谁去学习。 【演示已读和评价】

如何快速树立标杆呢钉钉有一个专享红包非常适用。我们在共创的时候发现,一些销售型公司会举办各种颁奖大会,目的就是在全员面前发放奖金,提升仪式感,起到激励的效果。专项红包能够指定红包的接收人我们会有一个非常隆重的展示把红包发放到群里群内全员都可以看见,但是不能接收,这样一来,既可以保持发放奖励时的仪式感和激励效果又节省了大会筹备、人员集合的时间成本。 【演示操作专享红包的流程】

【小结】钉钉的日志可以帮助员工养成每日总结,每日思考的工作习惯,帮助团队形成相互分享,相互学习的工作氛围,促使管理者及时关注员工提出的问

题,满足员工的需求。已读的设置不仅能让管理者更好的管理员工,也可以让员工督促管理者快速回馈并解决问题,让管理变得更及时,更高效,更平等。 日志还可以把所有人的努力,思考和业绩结果公开、透明的展示出来,在团队中树立标杆,让所有的员工找到学习方向,提升管理者和员工的自驱力,帮助团队拿到更好的业绩结果。

【案例】阿里巴巴外勤人员的管理。阿里有一块业务叫农村淘宝您知道吧?农村淘宝的组织架构比较分散,员工分布在不同的县、市内,彼此相距上百公里。团队小二每天都穿梭在不同的村淘运营点帮助村淘合伙人解决问题。但是,村淘团队的负责人平时只能通过每月一次的月会,每周一次的周报以及偶尔发起的电话来了解员工的工作进展。在阿里大家信奉一句话“因为信任所以简单”,虽然主管选择相信员工每天都在努力工作,但是还是希望能够更好的了解工作过程,取得更好的业绩结果。在使用钉钉后,农村淘宝的小二每天达到一个村淘运营点就签到一次主管和员工可以通过足迹看到谁是跑的最多,最勤快的同事。阿里人都是要性很强的,看到别人跑的比自己多,也在暗暗较劲,没过多久,团队的走访量得到了大幅提升工作也更容易被量化了。之后,由于业务的推进节奏不断加快业务团队将周报的模式改成了日报的模式,使用钉钉的日志功能之后,可以把签到和日志结合起来用去了哪些地方,发现哪些问题,有什么好的想法都可以通过日志跟团队中的小二进行分享和交流。刚开始的时候,大家的日志质量普遍不高有一点流水账的感觉。但是还是有几位小二的日报写的非常丰富思考和工作方法也很新颖。他们的日志不断的被各个团队转发,大家很快就找到了写日志的感觉,日志的质量也越来越好,许多好的方法都在团队中不断被复制。村淘项目的负责人对于钉钉的评价是“钉钉不仅帮我们解决了日常工作中基础的签到和日志需求,还将彼此的工作状态透明的展现在团队面前,彼此之间相互分享相互学习并在团队内部形成了良性的竞争氛围,让员工的工作充满自驱力,从而也让管理者的工作变得更加轻松。

四、科学、透明的管理客户资源

我们之前看到了签到和日志的使用,可以帮助企业的管理者更好的做好过程管理,激发团队的自驱力,拿到更好的业绩结果。但是,目前产品的同质化越来越严重服务质量和口碑会逐渐成为企业差异化的价值。因此,如何管理好服务好我们的客户会变得非常重要,我想了解下咱们是如何来管理客户的呢?我们是否知道销售名下有多少客户多久跟进一次,上一次跟进是什么时候,跟进的结果是什么?

主流的CRM系统存在的问题:

1、安装维护费用成本高;

2、 由于产品设计(缺少移动端)或者按账号收费的原因,大部分的员工需要

在PC端进行录入,无法利用碎片化的时间随时随地完成,影响员工的工

作效率;

3、系统功能较多操作复杂,学习成本高;

4、客户信息与客户服务过程无法打通服务小记真伪难以核实

钉钉为了能够让销售团队清晰的管理客户信息,实时同步客户服务过程全链路的管理客户生命周期在跟客户的共创工程中设计了外部联系人的功能。关于外部联系人的优势总结如下:

1、外部联系人是一款免费产品,最多支持1000个客户信息维护;

2、外部联系人支持在手机端上传客户信息,客户的服务过程跟签到电话记录以及拜访小记全部打通,服务的真实性大大提升。

3、外部联系人可以说是一个精简版的CR操作简单,上手非常快;

下面我们一起来看看外部联系人是如何高效、透明的管理客户的。

1、 外部联系人的录入,可以通过扫描名片的方式 由系统自动生成客户资料,无需手工输入,而且支持批量客户资料上传; 【演示添加外部联系人】

2、 客户录入后,支持自定义的标签管理。我们可以通过标签对客户进行分层,在海量客户中快速筛选出重要的客户信息 【演示标签的管理和筛选】

3、 外部联系人中有一个业务往来的模块,可以在业务往来中添加服务记录同步签到信息,录入拜访记录;通过钉钉拨打客户电话的记录也会同步记录到业务往来当中。所有服务过程全部汇总到外部联系人,让客户管理和过程管理变得更加明确,让人员管理变得更加轻松。 【演示添加业务往来】

4、 系统会自动计算出客户的未跟进的时长,帮助销售及管理人员清楚的了解跟进情况,所有的服务过程公开透明,可以更好的提升销售人员跟进客户的主动性和自驱力。

5、 整个客户服务的过程,出销售本人以外,只有作为销售团队主管和被授权的人员可见。遇到多人一起跟进客户的情况,可以将客户信息共享给对方;外部联系人添加后,除了被授权的管理员之外,销售本人无法删除客可以从根本上保证公司的资源不被流失。

6、 当销售离职或转岗时销售主管可以快速分配其名下的客户确保客户被及时跟进,避免客户资源的流失。此外 由于客户的信息被完整的记录,可

以最大程度的帮助新接手的销售了解客户服务状况,即使交接不到位,也不会受到太大的影响。 【演示客户转移】

【小结】钉钉的外部联系人可以第一时间汇总客户信息及服务跟进的情况通过签到、小记和业务往来等功能,可以公开透明的展示整个过程,让管理层随时随地了解客户服务细节,掌握业务发展的方向。 同时,管理层通过外部联系人中的服务记录也可以给销售人员提供及时的辅导和支撑帮助销售人员拿到结果。 由于服务过程管理层看得到,因此可以进一步激发销售人员工作的积极性和自驱力,在团队中形成良性的竞争氛围。

五、人性化考勤带来有温度的组织

考勤是钉钉里使用频次非常高的应用,已经帮助很多公司告别了传统的考勤方法,实现移动考勤的管理方式。传统的考勤方式大概有两种,用的比较多的是指纹大卡,甚至有的企业还在用90年代的打卡机来考勤。当时我们做考勤功能的时候,在共创企业里呆了三个月每天跟他们一起上下班,看着他们用考勤。我们发现以下几个问题不知道我们的公司有没有同样的情况:

1、 有的员工每天很早就来公司了,但是这样的情况老板和他的管理者并不清楚在加班不算工资的情况下,大家更在意的是谁迟到了,而不是谁的工作时间更长,谁工作的更加努力,所以传统的考勤管理只是一种基线管理,并不能提升员工的努力程度。

2、 大部分员工都是卡着上班的时间点到公司,这点无可厚非,但是由于使用传统的考勤方式,会造成在门口出现集中排队的情况。我们不止一次看到排在后面的员工因为前排员工打卡不正常,导致自己被迟到,还需要找人事报备签字,不仅延误了上班时间,还会给员工造成一些负面的情绪。员工有这样的情绪往往不可能很好的服务我们的客户,高效的投入工作。

3、 此外我们还发现,很多企业的员工打完卡之后就会去楼下吃早饭。不知道我们公司有没有这样的情况发生员工下去买早饭,其实很多老板和管理者是知道的那为什么不延迟15分钟或半个小时上班呢?老板给我们的答复是就算延迟15分钟,问题还是一样的,所以上班时间定的早一点可以更早的开始工作。事实上我们看到,打卡后再去买早餐在排队打卡,在一来一回路上浪费的时间远远大于员工在楼下买好早饭上来的时间,那么为什么不能让员工在买早饭的时候就完成打卡呢或者让员工买完早饭不用在打卡了,直接进入公司就完成打卡省去排队的时间也不错。

基于这样的思考我们设计了iFi考勤和地理位置考勤两种方式如果