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经济合同管理办法

第一章总则

第一条 为规范公司经济合同的管理防范与控制合同风险做到管理有规章、签约有约束,履行有检查有效维护公司的合法权益根据有关法律法规特制定本制度。

第二条本制度适用于公司及各分支机构对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等法律文件(以下统称为“合同”但不包括xxxx合同和劳动聘用合同,此类合同依照公司相关规定执行.

第二章 合同的管理和职责

第三条 公司合同实行二级管理,统一审核制度。一级管理是指公司各部门及各分支机构作为合同发起人进行的合同工作二级管理是指公司总部所进行的各类合同管理工作。统一审核制度是指本制度规定的合同须由合同承办部门提交合规稽核部进行法律审查,财务部门进行价格核算核算,部门负责人、主管副总经理审核,公司法定代表人或其授权人最终审批的制度。

第四条合同的承办单位是合同事宜的发起人 负责合同的拟定、 申请审批、签订和执行等事宜.

第五条合规稽核部负责提供公司合同事务的法律建议、提示和处理合同纠纷引发的对外诉讼或仲裁。对合同进行法律审查并出具书面审查意见。

第六条公司财务部参与合同标的价格核算负责合同执行的收款与支付。建立合同台账 留存合同原件。

第七条公司综合管理部是公司二级合同管理部门.综合管理部和各分支机构应当指

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定专人负责合同管理工作.工作职责包括合同文本编号管理,建立合同文本使用台账受理合同审批表的申领;授权委托书申请登记台账合同原件、审批流转单据、合同审查意见表、用印申请等文件档案管理合同查阅、复制登记管理等合同管理有关工作。

第二章 合同审批与授权

第八条公司法定代表人或其授权人负责公司合同的审批、授权。

第九条代理合同签字人员应当具有公司法定代表人或其授权人的书面授权委托书。

第十条合同的授权委托可分职务委托和业务委托两种授权委托方式。

职务委托是指根据合同承办人员的岗位职责范围进行的委托,即在一定期限内授予委托代理人就职务范围内事务有承办相关合同事宜的权利。

业务委托也可称之为特别委托是指就某个业务对委托代理人有承办相关合同事宜的权利 即一事一托。

第十一条 授权委托书应当采用书面形式由合同管理人员负责建立授权委托书使用台账,统一编号。由发起人向合同管理人员申请使用委托授权书并登记按授权事项填写完毕提交合规稽核部审查经授权人审批、签字并加盖公章后生效。

第三章合同的订立

第十二条合同的主体

(一)订立合同的主体必须是公司或经授权的分支机构。

二合同承办部门或人员在订立合同前应当调查对方的主体资格、资信能力、履约能力,不得与不能独立承担法律责任或未经授权的组织或个人签订合同,也不得与对方签订与其履约能力明显不相符的经济合同。

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第十三条合同的形式

一订立合同应当采用书面形式。但即时交割钱货两讫的单笔金额在1万元以下的经济事务,可以采用非书面合同的代用单或申请表,参照合同订立程序进行审批。按照合同档案管理的程序进行归档。

(二 “书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文包括电报、传真、电子邮件等),除情况紧急或条件限制外公司一般要求采用正式的合同书形式.

第十四条合同订立的程序

合同承办部门或人员订立合同,按照有利我方的原则严格按照规定程序进行

一进行尽职调查,充分了解合同对方的履约能力.数额较大的经济合同应当形成书面尽职调查报告 向主管副总经理、总经理或法定代表人上报审批

二协商合同的订立。必要时应当拟定意向书,对合同订立事宜进行详细的规定.严禁恶意磋商、隐瞒真实情况提供虚假信息等违法违纪行为

三拟定合同文本

1 报合同管理部门申请文本编号和合同审批表。需要委托授权的应当申请授权委托书文本和编号;

2 将合同及附件、相关材料一并提交合规稽核部进行法律审查在合同审批表上提交审查意见,必要时附页说明详细审查意见。根据审查意见进行合同修改并将最终的合同文本复印件提交合规稽核部存查。

  向公司财务部提交合同材料进行价格核算;

.上报主管副总经理、法定代表人或其授权人审批。

四签字与盖章

1. 经审批同意签订的合同署名应按实际情况具备下列要求之一:

1)由法定代表人签字、加盖公章

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(2)由委托代理人签字、加盖公章。 同时提交授权委托书原件或扫描件;

(3)分支机构负责人签字、加盖分支机构印章.同时具有职务授权书面文件原件或扫描件。

对方签署合同除具备上述条件之一外还应当提供营业执照扫描件或复印件加盖公章.

2 用印申请。合同盖章事宜按照公司印章管理规定执行.单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。

第十五条合同由双方进行约定一般具备以下内容:

一)当事人的名称、住所合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。有付款事项的应当注明银行账户和账号。

二)合同标的 明确约定合同标的物包括规格、型号、商标、产地、等级等内容;服务合同应约定详细的服务内容及要求对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。

三)数量按照国家标准的计量单位明确约定合同标的的数量。无法约定确切数量的应约定数量的确定方式。

四质量:有国家标准,部门行业标准或企业标准的约定所采用的标准等级;标准不明确的需要用相应的指标来清楚描述的产品相关的质量要求有样品的按照可以按照样品的质量标准来衡量。

五价款或报酬:明确约定价款或报酬的数额采用折扣形式的应约定合同的实际价款价款的支付方式、支付期限等应予以明确.并附银行账户名称和账号

六)履行期限、地点和方式履行期限应具体明确定无法约定具体时间的应在合同中约定履行期间的方式;合同履行地点应力争作对本方有利的约定;买卖合同在合同中应约定交付的手续。

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七合同的担保:合同中对方当事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的应结合具体情况根据《担保法》及相关法律法规的规定办理有关手续。

(八合同的解释:合同文本中所有文字应具有排它性的解释,对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。

九 保密条款:对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息或商业秘密的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任.

十违约责任条款:应当根据合同双方的权利义务进行违约责任条款描述控制可能出现的履约风险。

十一)解决争议的方式:解决争议的方式可选择仲裁或起诉选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称双方对仲裁机构不能达成一致意见的,可选择第三地仲裁机构。

(十二其他条款应当根据合同的性质完善合同内容。

十三附件:有关补充或者修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分,具有与合同同等效力.

第十六条对外订立的经济合同,严禁在空白文本上盖章并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章。

第十七条公司法定代表人及其授权人对合同的最终订立享有决定权。

第四章合同的履行

第十八条合同依法订立后,即具有法律效力。公司合同的承办部门及人员应当实际、全面地履行并随时督促对方当事人及时履行其义务.

第十九条在合同履行过程中对本公司的履行情况应及时做好记录并经对方确认,若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的应立即中止履行并及时书面上报上级领导批示:

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一)经营状况严重恶化

(二)转移财产抽逃资金 以逃避债务

三丧失商业信誉;

四有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。

第二十条需要支付合同数额的一般应当由对方先开具发票经财务部门审核后付款。

第二十一条 财务部门依据合同履行收付款工作对具有下列情形的业务,应当拒绝付款将合同履行事宜退回到合同承办部门

一应当订立书面合同而未订立书面合同且未采用非书面合同代用单、 申请表等文字审批单据的

二所提供的合同原件及附件、合同审查意见、审批意见、或授权委托书等资料不齐全的

三)收款单位与合同对方当事人名称不一致的。

第二十二条付款单位与合同对方当事人名称不一致的财务部应当要求付款单位出具代付款书面证明.

第二十三条 合同标的收货验收管理

合同承办部门及人员负责合同标的物的收取或交付、验收及入库.合同管理人员负责验收单据统一管理建立验收单据的统一编号对合同标的物的验收入库进行监督:

一按照合同约定的交货方式、时间、地点进行收货或者取货、交付

二验收标准依据合同约定进行。合同验货条款约定不明确的按照有关国家、行业标准进行验收有样品的依据样品提供服务的,按照合同约定进行验收;国家有相关强制性要求的依据相关规定执行;

(三收货、验收人员应当向合同管理人员申请空白验收单据.按照验收情况填写验

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收报告.验收不合格的应当依据合同约定与对方进行协商处理,并要求对方在验货报告上签名。处理结果附页写入验收单据,同时上报主管副总经理。验货单据应当随同合同资料一并提交合同管理部门进行档案保存.

第二十四条 经济合同纠纷的调解、仲裁和诉讼

(一合同双方在履行过程中发生纠纷时应首先按照实事求是的原则平等协商解决

二纠纷处理管理

1. 合同双方无法就纠纷的处理达成一致意思,应当签订达成协议,作为原合同的补充协议,参照合同变更流程的规定执行;

2. 双方无法协商一致的合同承办部门应当做出书面报告并及时上报主管副总经理、总经理或法定代表人。 同时抄送合规稽核部

.公司决定采用诉讼或仲裁方式处理合同纠纷或收到对方诉讼、仲裁通知的,相关部门应立刻将合同的签订、履行以及纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报公司合规稽核部 由合规稽核部负责处理公司对外诉讼或仲裁。合同承办部门及人员应当积极配合合同纠纷的处理事宜.

第五章合同的变更与解除

第二十五条 有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知必须在2工作日内向主管副总经理、总经理汇报。

第二十六条变更或解除合同的通知或回复应当挂号寄发或由对方签收挂号或签收凭证作为合同组成部分交由合同管理人员留存。

第二十七条变更或解除合同应当重新签订协议按照合同订立的流程进行审批。

合同变更或解除后合同原编号不予改变变更或解除协议作为合同的组成部分进行编号.变更或解除合同的协议应送合同管理部门及备案部门存查。

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第六章合同文本、印章、台账和档案管理

第二十八条公司使用的合同文本种类包括:各级政府机关颁布的统一示范合同文本;由公司合同承办部门起草合规稽核部审查通过的合同文本当事人双方经协商拟定的合同文本。

对方当事人拟定的格式条款合同一般不予使用,特殊情况(如保险合同必须使用的,须经法定代表人或总经理同意。

第二十九条合同原件原则上我方应持二份,应由公司财务部和合同管理部门或合同管理人员各持一份。其他部门分存合同副本或复印件及相关材料各部门应进行自己的合同材料档案管理工作.

第三十条 合同印章的管理依据公司印章管理制度执行.

第三十一条合同台账管理。公司及各分支机构合同管理部门和合同管理人员应当建立健全合同台账制度。其他涉及合同业务的部门应当建立分类合同台账

一)合同台账包括合同文本及合同编号使用台账、 《授权委托书》使用登记台账、合同审查表台账、合同交货、验收单据台账、合同档案管理及查阅台账等

(二合同台账应当按年度进行装订成册按档案卷宗标准加加封面保存。

第三十一条合同档案管理

(一合同档案管理内容包括

1 合同含正、副本、复印件及合同附件)

2 与合同有关的材料。包括但不限于补充协议;变更、解除、转让合同的资料履行情况、验货、交货记录、协商记录;会议纪要双方往来的信息记录合同文本或合同编号申请记录;授权委托书登记记录;合同审查意见表;合同审批流转单据;合同纠纷卷宗材料等

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  合同档案应装订成册,由合同用印保管人负责管理被查;

 查阅、复制合同档案需要经过批准并进行登记。

二)合同档案管理的流程按照公司档案管理制度的规定执行。

第三十二条公司及各分支机构对合同应当采用统一的合同编号非书面合同代用凭证也视为书面合同,统一予以编号。

第七章 考核、奖惩与问责

第三十三条公司全体职员应当严格遵守本制度有效进行经济合同管理切实维护公司的整体利益。公司综合管理部按照合同业务涉及各岗位的工作职责进行监督考核。

第三十四条 公司员工有以下行为之一的,予以奖励

(一对在合同签订、履行过程中为公司增加较大效益节约较大资金;

(二发现重大问题积极采取补救措施使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷或诉讼处理过程中,为公司避免或挽回重大经济损失的

三)勇于检举、揭发他人利用合同采取行贿受贿、牟取私利等有违反犯罪行为的。

第三十五条合同承办部门或人员在签订、履行合同过程中有下列行为之一的应视其情节轻重给予行政警告、处分或经济赔偿的处罚;违反国家法律构成犯罪的将依法移交司法机关处理

一未充分履行尽职调查义务盲目签订合同,造成损失的;

(二)未经授权或者超越授权范围签订、变更或解除合同的

三未经授权向他人提供合同专用章或盖章的空白合同,授权委托书

三合同签订或履行过程中,具有恶意串通提供公司信息或商业秘密收受贿赂等违法犯罪行为的