邮件企业内部沟通方式之电子邮件沟通

企业内部沟通方式之电子邮件沟通

一、企业内部沟通的方式

1、 电话沟通

2、当面沟通一对一、会议

3、邮件沟通 简单、重要的事情用邮件沟通

1正式的工作请示与汇报对上

2工作安排和重要信息的传递对下

3部门之间事务往来需要获得部门之间配合的重要事项或需要留下书面资料的事项

跨部门

4难以简单使用口头表达说明清楚的事项或没有见面交流条件的交流内容

对以上的情况应尽量使用电子邮件应避免使用微信、 QQ等方式 由于电子邮件具备可靠的追溯功能便于形成文件档案。

电子邮件应当避免滥用不要发无意义的邮件。

只把有价值的信息提供给需要的人。

二、如何进行电子邮件沟通

一邮件发送的对象

收件人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的应对邮件予以回复响应。

抄送人是需要知道这件事的人或者收件人的直属上级可协助解决邮件问题并督促收件人及时回复 。抄送的人是没有义务对邮件予以响应如果有建议可以回复邮件。

密送人 即收件人是不知道你将此封邮件发给了密送的人了的但需提防密送人回复所有人。

各收件人的排列应遵循一定的规则 比如按部门排列、按职位等级从高到低。只给需要信息的人发送邮件将抄送人数降至最低确认收信对象是否需要收到这封信 以免造成不必要的困扰和垃圾邮件。

二主题

1、邮件一定要注明主题便于收件人查找及权衡邮件的轻重缓急。

2、一封邮件只能有一个主题。

3、邮件主题是正文核心意思的提炼要简短并能反映邮件内容。

三正文

邮件正文包括称呼、 内容、签名、附件

1、称呼

一般为姓氏加职务简称。

若收件人为同级或上级 邮件开头一般使用“称呼您好 ”

如果是两位或多位共同收件人 邮件开头一般使用“各位领导和同事大家好\你们好 ”

2、 内容

撰写内容需三思而后写

–如果想从对方那里得到我想要的信息我需要给对方提供哪些信息

–我希望对方采取哪些行动措施

–我需要对方什么时候给予回复

内容多用123之类的列表 以清晰明确若有请托对方之处应写“麻烦” 下级部门 、 “烦请” 同级部门或“恳请” 上级部门 。

内容结尾一般另起一段写“妥否请指示”或“上述事项如有问题请与我联系”或“以上请知悉”等类似表达。若有请托对方之意还应以“谢谢 ”结尾。

3、签名

使用公司统一的格式。

4、附件

1如果带有附件应提示收件人查看附件 附件2-4个时需用简洁的语言提示各附件内容 以便于查找附件5个及以上需打包压缩发送。

2附件命名规则

三、 电子邮件沟通技巧

邮件发起人

1、如果是新发送的邮件简要说明信件是对沟通方什么时间提出的什么要求内容的回应 邮件内容多用123之类的列表邮件目的、答复时间等应明确。

2、重要的沟通事项时间紧急的需要在邮件发送完毕后进行电话提醒和确认。

3、如果就同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人立即用当面交流代替 不要向上级频繁发送没有确定结果的邮件

4、避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节。

5、抄送技巧非重要的一般性的沟通避免为了知会的需要将邮件抄送给包括他的直接上级寻求跨部门支持的邮件可主送给寻求支持的人抄送给他的直接上级 同时抄送本部门的直接上级这样往往可以获得支持部门的更好的支持。

邮件收件人

1、如果之前有接收到对方邮件就某一阶段性内容进行讨论采用在原邮件基础上回复的方式

2、对发件人提出的问题不清楚或有不同意见应该与发件人单独沟通不要当着所有人的面不停用邮件与发件人讨论

3、转发敏感或者机密信息要小心谨慎。

注意

1、慎用群发

2、慎用抄送人

3、慎用回复所有人

. .